Nous recherchons un assistant formation H/F. MISSIONS ET ACTIVITÉS PRINCIPALES DU POSTE Accueil - Assurer un accueil téléphonique et physique de qualité ; - Gérer les appels téléphoniques, orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent ; - Renseigner sur l'offre de formation et les conditions d'accès ; - Accueillir et orienter les stagiaires vers leur salle de cours ; Suivi administratif des formations Inter et Intra 1/ Préparation et ouverture d'une formation : - Élaborer et transmettre les documents obligatoirement liés au parcours des apprenants (dossiers d'inscription, conventions, convocations, livret d'accueil, règlement intérieur, attestations etc.) ; - Assurer le suivi et l'archivage des dossiers administratifs ; - Renseigner les informations sur le logiciel de gestion de formation ; - Établir et assurer la transmission des documents concernant les formateurs (contrats ou lettre d'engagement, conventions, fiches d'émargement etc.) ; - Gérer et archiver les pièces justificatives des contrats formateurs ; - Participer à l'ouverture des sessions (préparation des salles ; collations, déjeuners) ; - Préparer et assister aux différentes réunions de secteur Gestion administrative et suivi des contrats d'apprentissage en alternance - Réceptionner et vérifier la complétude des dossiers « Entreprise » reçus dans la phase du traitement de l'admission des candidats à l'alternance ; - Saisir et éditer les contrats CERFA ; - Contrôler et transmettre les contrats CERFA remplis et signés aux OPCO sous mandat de gestion des employeurs ; - Établir les conventions de formation ainsi que les documents réglementaires exigés par les OPCO et les autres financeurs ; - Assurer et actualiser le suivi administratif des contrats tout au long de la durée du parcours de l'apprenant dans le respect des délais réglementaires fixés - Répondre aux demandes des alternants afférentes aux questions touchant à la contractualisation ; - Mettre à jour les différents tableaux de suivis des contrats en alternance ; - Traiter dans les délais les notifications de non-conformités reçues des OPCO en lien avec les services « relations entreprises », coordination pédagogique et secrétariat d'accueil des apprenants afin de sécuriser le financement des contrats. Mettre à jour la base de données des apprenants dans le logiciel de gestion dans un souci de fiabilité des informations (RIB - nouvelle adresse - autres) ; - Classer et archiver les dossiers afin de satisfaire aux exigences de contrôle des financeurs.