Missions générales L'assistant administratif (h/f) exerce ses missions au sein des locaux administratifs de l'entreprise. Sous l'autorité hiérarchique de la direction. - Il/elle détient un poste clé dans le fonctionnement administratif, comptable et financier de l'entreprise - Il/elle collabore régulièrement avec les autres membres de l'équipe - Il/elle garantit la moralité, le respect et la discrétion de sa fonction - Il/elle assure un reporting régulier de l'ensemble de son activité à la direction. Missions et fonctions détaillées Coordination générale des missions L'assistant administratif (h/f) est chargé des tâches administratives et comptables de la structure. Il/elle assure l'interface avec tous les interlocuteurs internes et externes de l'entreprise. Il/Elle est susceptible d'intervenir sur l'ensemble des affaires courantes, sur les aspects administratifs, comptables et organisationnels. En lien étroit avec les membres de la direction, ses missions comprennent : - La saisie comptable - La gestion sociale - La gestion administrative - L'accueil et communication Détails des missions Comptabilité - Enregistrer les écritures comptables - Suivre les comptes fournisseurs et les comptes clients (internes et externes) - Suivre les règlements et les déclarations de l'ASP et de l'ASC - Préparer les règlements (factures/commandes/fournisseurs) - Vérifier les factures Gestion sociale - Tenir à jour les dossiers du personnel - Tenir à jour les registres obligatoires : registre du personnel, registre médical - Suivre les convocations auprès de la médecine du travail - Gérer les demandes de formation et suivre les conventions - Effectuer les opérations en amont pour l'établissement du bulletin de paie (Enregistrement et suivi des absences : congés, maladie, formation, etc.) - Rédiger et diffuser les offres d'emploi (interne/externe) - Se tenir informé des évolutions conventionnelles et règlementaires et veiller à leur application Gestion administrative - Assurer la gestion, le classement et l'archivage papier et numérique de tous les éléments liés aux activités administratives et comptables - Suivre le courrier (entrées/sorties) - Assurer le suivi des fournitures et le réapprovisionnement - Rédiger des lettres, notes, comptes rendus et garantir leur bonne diffusion - Assister les membres de la direction dans leurs tâches administratives et organisationnelles Accueil et communication - Réceptionner les appels téléphoniques, renseigner et orienter les interlocuteurs - Contribuer à une bonne circulation de l'information et la transmission de documents à l'interne (courrier, messages électroniques.) - Participer à la communication interne et externe de l'entreprise - Assurer le planning des réunions de travail et aider à la préparation et à l'organisation La liste des missions et des tâches est non exhaustive, et peut à tout moment faire l'objet de modifications, notifiées par la direction, afin de permettre un fonctionnement optimal des services et une prise en charge répondant aux besoins. Savoirs Savoir-faire (pratiques) : - Capacités rédactionnelles - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Internet,) Savoir-être (comportement) : - Esprit d'initiative, force de proposition - Rigueur - Prise d'initiative, anticipation - Autonomie - Esprit d'équipe et de concertation - Qualités relationnelles, ouverture d'esprit - Qualités d'organisation, gestion de priorités - Capacités à rendre compte.