Intitulé du poste : Référent.e administratif.ve et chargé.e des ateliers de pratique artistique - F/H Catégorie : A Quotité d'affectation sur le poste : 100% Branche d'Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage » Famille d'Activité Professionnelle : Administration et pilotage Correspondance statutaire : Assistant Ingénieur (ASI) Groupe fonctions (RIFSEEP) : G2 Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse Composante / Service : Direction de la Vie Universitaire (DVU) / Service culturel Fonction d'encadrement : non Description du poste : missions et activités Gestion administrative et financière du service culturel - Rédaction et suivi des conventions et des contrats sur I-parapheur (intervenants, partenaires extérieurs, artistes etc.) - Par délégation, élaboration et exécution du budget ; - Réalisation et mise à jour de tableaux de suivi budgétaire ; - Suivi des recettes et des dépenses ; - Gestion et suivi des bons de commande dans leur globalité ; - Gestion des heures des intervenants extérieurs ; - Gestion du recrutement d'intermittents via la plateforme GUSO. Organisation et coordination des ateliers de pratiques artistiques et culturels - Planification des ateliers avec les enseignants, planification des inscriptions, saisie et gestion des plannings, assurer leur communication auprès des secrétaires pédagogiques des composantes et auprès des étudiants et de la communauté universitaire ; - Gestion de la plateforme d'inscription « Mes pratiques artistiques » (mise à jour plannings, présentation des ateliers, suivi des inscriptions) ; - Suivi pédagogique des ateliers (suivi des absences, organisation des évaluations avec les enseignants, relever des notes et leur transmission auprès des composantes); - Gestion des liens avec les composantes et les responsables pédagogiques ; - Evaluation et gestion des besoins des intervenants et des étudiants pour les ateliers ; - Gestion du planning des espaces (ateliers, répétitions musicales et autres) ; - Entretien des espaces dédiés aux ateliers (Chaufferie, Espace art plastique et Espace atelier), en lien avec le régisseur du service ; - Organisation des réunions avec l'ensemble des enseignants des ateliers et l'équipe du service ; - Réalisation des bilans des ateliers et aide aux évaluations de fin d'année ; - Participation à l'organisation des scènes ouvertes des ateliers en fin d'année avec les enseignants et l'équipe du service culturel ; - Assurer l'animation de la Chaufferie, lieu de pratique artistique (accueil des publics, accueil des musiciens et des étudiants artistes, lien avec les associations). Outils spécifiques à l'activité Connaissance des principaux logiciels de gestion utilisés au sein de l'université (SIFAC, SEPIA, SAFRAN, HYPERPLANNING, I-PARAPHEUR -> formations possibles) et des logiciels courants de la bureautique : Word, Excel Connaissances / Savoir Bonne connaissance du milieu culturel et artistique Connaissance générale de l'organisation, du fonctionnement et des circuits de décision de l'université Connaissance générale des règles de gestion comptable et financière de l'université Savoir faire Savoir prioriser les informations et planifier les actions Gérer les situations d'urgence Sens de l'organisation Capacité à communiquer Capacité à animer un groupe Capacités d'adaptation et d'initiatives Capacités d'analyse et de synthèse Savoir appliquer un ensemble de règles et de procédures dans les différents domaines de l'administration et de la gestion Savoir être Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe Faire preuve de curiosité intellectuelle Avoir un sens de l'analyse et être force de proposition ... Modularité possible des jours et des horaires de travail (mobilisation possible le soir ou le week-end) en fonction de l'agenda du service culturel, déplacements éventuels, 53j de congés par an