Structure à l'interface Formation-Recherche, La Graduate Research School (le collège des écoles doctorales) de l'université de Bordeaux a été créé en 2016, pour coordonner les actions des écoles doctorales, des Graduate Programs et plus généralement, du champ doctoral de l'établissement. Nous recrutons un-e gestionnaire des écoles doctorales pour rejoindre le service Scolarité du doctorat et HDR. Vos missions seront les suivantes : #Activités générales au sein du service Accueillir, informer et orienter Gérer les inscriptions administratives : validation informatique, contrôle des pièces justificatives Gérer les opérations comptables (remboursement, encaissement, suivi paiements web) Gérer l'organisation des soutenances de thèses, HDR et de la formation des directions de thèses (3 sessions par an) Plus largement, vous participez à la mise en œuvre des événements de promotion du doctorat (cérémonies, rentrées). Contribuer à l'amélioration continue du Système d'information (SI) dédié au doctorat (ADUM) Participer aux groupes de travail du service sur les améliorations continues du domaine d'activité Suivre, mettre en œuvre les procédures et réglementation Classer et archiver des dossiers #Activités transverses au sein du service Fiabiliser ADUM tout au long de l'année ainsi que les enquêtes (SIREDO, HCERES.) Assister aux réunions mensuelles d'ADUM et au colloque annuel Assurer l'interface avec les 8 écoles doctorales sur les questions d'inscriptions et soutenances #Activités diverses Gérer la boite mail dédiée aux usagers et les appels Diffuser l'information, relancer les interlocuteurs internes ou externes si besoin Réceptionner, enregistrer et diffuser les demandes Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, attestations...) Vos atouts / vos talents : Titulaire d'un diplôme de niveau BAC minimum, vous disposez d'une expérience significative sur un poste similaire. De plus, vous : Avez le sens de l'organisation pour gérer l'activité en autonomie dans un calendrier défini, tout en sachant rendre compte Démontrez des capacités d'adaptation, des qualités rédactionnelles et relationnelles Maitrisez les procédures relatives à la gestion d'une scolarité, des techniques d'accueil hybride, de communication (numérique ou en présentiel) Êtes à l'aise avec les outils bureautiques La maitrise de l'anglais serait un atout (B2). Plus d'informations : Basé à Talence - accès tram B (arrêt de tram) bus, vélo. CDD de 12 mois Salaire mensuel brut : 1925 à 2048 € selon expérience