Mission du service / positionnement hiérarchique : Le pôle Optométrie de la faculté des Sciences d'Orsay de l'Université Paris-Saclay dispense des formations en Licence professionnelle d'Optique et en Master Sciences de la Vision, ainsi que 2 DU de niveau Licence et 5 DU Post Licence. Les formations ont une forte composante pratique et font intervenir un grand nombre de spécialistes de la vision. L'agent-e recruté-e est sous l'autorité hiérarchique de la cheffe du service de Formation Continue & VAE de la faculté des Sciences d'Orsay et sous l'autorité fonctionnelle du responsable des formations en optométrie. Missions principales de l'agent-e : Gestion pédagogique et administrative des formations d'Optométrie : Accueillir, informer, orienter et accompagner les étudiants-es inscrits-es en M1 Sciences de la Vision (18 étudiants-es) et dans 2 DU Post Licence (environ 120 étudiants-es en FC par an) Gestion des conventions de stage des étudiants-es de M1 Gestion des fiches d'évaluation des stages et calcul de la note finale Préparation des examens de fin de formation et veiller à leur bon déroulement, affichage des résultats Assurer le suivi de l'assiduité des stagiaires via un tableau Excel et réalisation des attestations de présence et des certificats de réalisation Réaliser des tableaux de bord pour le suivi des stages, le suivi des notes Participer aux réunions pédagogiques Interlocuteur-rice des enseignants-es : Travailler en étroite collaboration avec les référents-es pédagogiques pour programmer l'ensemble des enseignements de M1 SV et des 2 DU Post-Licence Assurer la logistique des sessions de cours (réservation de salles, impression des supports de cours et des sessions d'examen) Gestion du planning des cours des intervenants-es (lieux et horaires, envoi des convocations, des attestations de déplacement.) Renseigner des tableaux de bord pour le suivi des heures réalisées par les intervenants-es Assistant-e pédagogique référent-e : Action de formation des secrétaires pédagogiques nouvellement nommés-es Collecter les informations pédagogiques et les diffuser en interne auprès des collègues administratifs-ves et enseignants-es et en externe auprès des étudiants-es Profil Connaissance, savoir : Techniques d'accueil téléphonique et physique Connaissances des structures de l'Université et des organismes financeurs privés ou publics Maîtrise des outils de communication (messagerie, internet, intranet) Savoir-faire : Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe Savoir rendre compte Travailler en équipe Gérer et respecter la confidentialité des informations et des données Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel) Savoir-être : Sens de l'organisation Rigueur et fiabilité Aptitude à communiquer et sens relationnel Capacité d'écoute et de conseil pour renseigner les étudiants-es