POSTE : Assistant - Assistante du Service Personnel H/F DESCRIPTION : Quelles seront vos missions : Gestion administrative et juridique : - Enregistrer les courriers et les dispatcher auprès des services concernés - Enregistrer les documents administratifs liés au fonctionnement de l'entreprise (Kbis, Registre du commerce etc) Suivi exploitation : - Assurer le suivi administratif et médical du personnel (visites médicales, carte BTP, cartes conducteur, etc) - Planifier les accueils sécurité des nouveaux embauchés et intérimaires - Gérer les fournitures de bureau - Suivre le stock des Equipements de Protection Individuelle et en rendre compte à sa hiérarchie - Gérer les interventions des prestataires extérieurs de maintenance et entretien des bâtiments (organismes de contrôle, entreprise de nettoyage, maintenance, etc) Suivi du personnel : - Préparer les documents d'embauche du personnel - Archiver les dossiers du personnel - A partir des plannings journaliers, renseigner les heures travaillées, variables de paie et les transmettre au service concerné - Préparer et suivre les demandes de congés payés et absences diverses - Traiter les demandes d'acompte - Gérer les amendes aux infractions routières - Suivre les échéances des formations du personnel et en alerter sa hiérarchie - Préparer et rédiger les demandes d'accès aux chantiers pour le personnel et les véhicules Suivi Clients : - Collecter les Ordres de travail et bons de commande - Rapprocher les bons de commandes et de livraisons, pointer les factures avant de les présenter à la direction pour validation dans le respect du planning de clôture mensuel - Rédiger des devis à partir des instructions ? - Suivre les ratios CA/ Machine - Suivi Fournisseurs - Transmettre les demandes d'ouverture de compte aux services compétents - Imputer analytiquement les factures - Suivre les provisions fournisseurs (factures encore non réceptionnées) - Tenir à jour et actualiser les fichiers des fournisseurs et clients (identité, tarifs) - Suivi des charges - Comptabiliser les dépenses de carburant et les analyser - Reporter les kilomètres parcourus lors des interventions pour facturation Gestion commerciale : - Réceptionner et traiter les demandes des clients (téléphone, mails etc) - Réceptionner les bons de commande, les devis signés et contrats commerciaux pour programmation des interventions et confirmation aux clients des dates d'intervention Les compétences recherchés : - Connaissance des outils informatiques et des logiciels de bureautique (Microsoft Office, Excel, idéalement sage) - Maîtrise de la langue française, de la grammaire et de la syntaxe - Notions de base en gestion financière et comptable ( niveau Bac + ou expérience éprouvée - Notion de base en administration du personnel ( niveau Bac + ou expérience éprouvée) - Notions de facturation Savoir(s) faire : - Rédiger tout support administratif de manière claire et grammaticalement correct - Communiquer précisément auprès des clients, interlocuteurs et services supports - Maîtriser les outils informatiques (Excel/ Word/ Outlook, Power point etc). Savoir(s) être : - Capacité à gérer des tâches administratives avec rigueur et précision. - Capacité à hiérarchiser les priorités et à respecter les délais. - Sens aigu de la discrétion et de la confidentialité - Capacités d'écoute - Polyvalence et adaptabilité face aux évolutions des besoins et des exigences de l'entreprise Vous êtes intéressé.e ? Parlons des conditions d'emploi : - Poste basé à Saint Priest 69 - Convention Fédération Nationale des Travaux Publics - 35 h/ semaine - Salaire 2 300 € Brut / mois - Mutuelle payée par l'employeur - Tickets restaurant 10€30 - 50% / 50% Pour réussir à ce poste, une première expérience en BTP est souhaitée Vous vous reconnaissez ? Envoyez-nous votre CV dès que possible à la adresse suivante : @.** Stéphanie et Emy attendent avec un grand intérêt votre candidature. A bientôt ! Niveau de qualification : Employé qualifié Expérience requise : (2 ans) Horaires à effectuer : 35 heures Rémunération : 2 300€ BRUT/ MOIS+ Ticket restaurant 10€30 / JT PROFIL :