AFFECTATION Résidence Autonomie « Aline DRAPPIER » Service : Administratif Durée hebdomadaire de travail : 35 Heures Du lundi au vendredi (7h/jour) MOYENS TECHNIQUES MIS A DISPOSITION: Bureau, ordinateur, téléphone fixe 1. Accueil des résidents et visiteurs : - Est le premier point de contact pour les résidents, leurs familles et les visiteurs. - Fournie des informations sur les services offerts et les activités proposées. 2. Gestion administrative : - Traitement du courrier, gestion des appels téléphoniques et des emails. - Rédaction et gestion de documents administratifs : contrats de séjour, fiches de renseignement des résidents, APA, APL, rapports d'activité. - Classement et archivage. 3. Gestion du planning du personnel : - Suivi journalier des plannings du personnel. - Suivi des Conges et récupérations du personnel - Assure les remplacements si besoin du secrétariat de l'EPHAD 4. Coordination des services : - Assure la liaison entre les différents services de la résidence et les intervenants extérieurs (cuisine, SSIAD, IDEL, animations, entretien). - Gère les rendez-vous et les activités pour les résidents. 5. Gestion des dossiers des résidents : - Tient à jour les dossiers médicaux et administratifs des résidents. - Assure la confidentialité et la sécurité des informations sensibles. 6. Support aux partenaires (médecins, IDEL, kinés, aides à domiciles.) : - Aide les partenaires en fournissant des informations administratives nécessaires. - Participe à la coordination des soins, en prenant en compte les besoins spécifiques de chaque résident. 7. Gestion financière : - Contribue à la facturation et la gestion des paiements des résidents. - Suit les dépenses et gère le budget administratif. 8. Communication interne : - Diffuse les informations importantes aux équipes et aux résidents concernant les changements (mise à jour de la borne de la RA, mise à jour des plans de chambre avec noms des résidents.). - Participe à l'organisation des réunions et des formations pour le personnel. 9. Planification d'événements : - Participe à l'organisation d'événements et d'activités pour les résidents dans le but de favoriser l'autonomie et la vie sociale. Contraintes, Difficultés: - Encadrement d'agents, polyvalence - Remplacement de la secrétaire de l'EHPAD - Peut participer au roulement des astreintes administratives COMPÉTENCES REQUISES Savoirs - Accueil et information des résidents et des partenaires, - Organiser et planifier ses taches, - Rédaction de documents administratifs Savoirs faire - Maîtrise de l'outil informatique (WORD et EXEL, mail .), - Trier et classer les dossiers, - Gestion de planning Savoirs être - Rigueur. - Autonomie - Discrétion et respect de la confidentialité - Adaptabilité - Aimer le contact avec les personnes âgées Expérience dans le domaine du secrétariat et de la facturation serait un plus.