Offre n° 192FVHK
SECRETAIRE ACCUEIL (H/F)

74 - VILLE LA GRAND - Localiser avec Mappy

Actualisé le 12 mai 2025

1/ Définition générale Le(la) chargé(e) d'accueil et d'administration participe à l'accueil physique et téléphonique au sein de la résidence. Il/elle assure la transmission de l'information et la réalisation de travaux de secrétariat. 2/ Conditions générales d'activité Localisation : Maison de retraite médicalisée Relation internes : Tous les responsables de services, les salariés, les résidents Relation extérieures : familles, prestataires, services siège Formation et expérience : Bac requis, un an expérience minimum dans une fonction d'accueil et dans un des domaines confiés - Maîtrise de l'informatique 3/ Les missions Accueil et secrétariat o Réaliser l'accueil physique et téléphonique au sein de la résidence. o Préparer et afficher les éléments de la vie quotidienne (menu, météo). o Réceptionner et trier le courrier de la résidence. o Veiller au stock de papeterie et des fournitures de bureau. o Veiller au bon fonctionnement et à la maintenance du matériel informatique. o Veiller au stock de la communication groupe et faire valider les commandes. Gestion administrative et commerciale : o Dispatcher le courrier et les mails des résidents et de la résidence. o Traiter les mails et les courriers en lien avec son champs de compétences ou à la demande des chefs de service. o Consulter et mettre à jour le portail (module commercial) pour prendre connaissance des orientations prospect. o Participer à la gestion et au traitement des orientations prospect. o Envoyer ou remettre les plaquettes de commercialisation. o Participer à la transmission des éléments comptables en lien avec la facturation. 4/ Champs de responsabilités Positionnement dans l'organisation : Fait partie de l'équipe administrative Rattachement hiérarchique : Directeur / Adjoint de directio

Type de contrat

CDI
Contrat travail

Durée du travail

35H Autre

Conditions de travail

Autre

Salaire

Salaire brut : Mensuel de 1900.0 Euros sur 12.0 mois
Primes
Restauration

Déplacements

Déplacements : Jamais

Profil souhaité

Expérience

2 An(s)Cette expérience est indispensable

Formation

Bac+2 ou équivalents

Compétences

Accueillir, orienter, renseigner un publicCette compétence est indispensable
Assurer un accueil téléphoniqueCette compétence est indispensable
Identifier, traiter une demande clientCette compétence est indispensable
Assurer la confidentialité des informations
Assurer la gestion des plaintes et des réclamations
Assurer la liaison avec les services de maintenance
BTS négociation et digitalisation de la relation client
BUT spécialité techniques de commercialisation parcours marketing et management du point de vente
Communication interpersonnelle
Contribuer à l'amélioration continue des procédures d'accueil
Faciliter la résolution de questions et démarches administratives
Fournir des informations générales sur l'entreprise
Garantir un suivi administratif
Gérer des situations de crise ou d'urgence
Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
Gérer les stocks de fournitures de bureau
Logiciel de traitement de texte
Maintenir un environnement de travail propre et organisé
Maintenir une communication claire et professionnelle
Méthode de classement et d'archivage
Organiser l'agenda des réunions et des rendez-vous
Principes de la relation client
Relayer de l'information
Règles et consignes de sécurité
Rédiger des messages et des emails professionnels
Surveiller les livraisons et les expéditions
Techniques de gestion du stress
Techniques de prise de notes
Techniques de présentation professionnelle
Utilisation de logiciels de tableur