Missions GENERALES : Accueillir : anime l'accueil physique et téléphonique : organisation de l'espace, écoute des demandes, transmission des messages, . Informer : Informe les résidents, les visiteurs Orienter : oriente vers les différents services de la structure ou des partenaires et facilite le lien avec les intervenants (intermédiation) Gère l'affichage au sein de la structure Réalise un ensemble de tâches administratives (archivage, courriers, dossiers APL.) Peut participer à des actions de sensibilisation, d'animations Travaille en lien avec les associations, partenaires institutionnels, services de la collectivité sur certaines activités, en particulier celles relevant du lien social. Activités : -Accueillir, informer, orienter tout visiteur, résident, partenaire - Gestion du standard (Recevoir, filtrer et orienter les appels, prise de messages, faire remonter les informations au bon interlocuteur.) - Trier, Distribuer le courrier - Gérer la boîte mail contact (répondre aux demandes dans un court délai, transmettre les informations au bon interlocuteur.) - Tenir les cahiers de visites, de maintenance. - Effectuer des tâches administratives (courrier, tri, archivage) - Remplir et suivre administrativement les dossiers résidents - Gérer l'entrée de nouveaux résidents (définir une chambre, vérifier que la chambre soit entièrement prête, préparation des clés et badges, règlement de fonctionnement, contrat de résidence.) - Traiter les dossiers logement (APL, LOCAPASS, VISALE.) - Réaliser les états des lieux entrants et sortants - Renseigner et mettre à jour le planning des logements - Renseigner, consulter le logiciel interne SIHAJ - Collecter et enregistrer les paiements des différentes prestations (redevances, badges.) - Communiquer visuellement en interne comme en externe - Gérer et mettre à jour les logiciels des badges d'entrée et parking (création et suppression) - Contrôler les accès à la résidence - Mettre à jour les trombinoscopes, planning des nuitées, feuilles d'émargement mineurs chaque semaine - Observer et informer (veille sociale) - Préparer les pochettes d'astreinte - Participer à des événements promotionnels à l'extérieur de la structure - Faire respecter le règlement de fonctionnement aux résidents ou visiteurs - Porter les valeurs de l'association en interne comme en externe COMPETENCES : - Être capable d'utiliser les outils informatiques - Être capable de s'organiser - Être capable d'écouter, d'analyser, de traiter la demande - Être capable de s'adapter au public accueilli - Être capable de chercher, relayer et d'utiliser l'information - Être capable d'effectuer plusieurs tâches en même temps - Être capable de gérer des situations de relations difficiles voire conflictuelles - Être capable de s'exprimer avec un langage adapté à l'écrit comme à l'oral - Être capable de travailler en équipe - Être capable de transmettre des consignes - Être capable de gérer les priorités - Être capable d'élaborer des supports visuels - Veille Sociale OBLIGATIONS LEGALES : - Appliquer le cadre législatif - Respecter le devoir de discrétion , le secret professionnel et ledevoir de réserve - Justifier d'un diplôme de niveau IV dans les métiers de l'accueil SAVOIR : - Techniques de communication (écoute, disponibilité, relationnel, sens du contact, écrit) - Maitrise de la bureautique et des outils informatiques - Capacité à travailler en équipe et en partenariat - Autonomie dans l'organisation du travail - Capacité à rendre compte QUALITES PROFESSIONNELLES : - Fiabilité à toutes épreuves - Très bon sens de la communication - Goût du travail en équipe - Sens de l'initiative - Sens de l'organisation - Sens de la maîtrise de soi - Réactivité et dynamisme