Dans le cadre de la mission d'un Chez Soi d'Abord qui consiste à « permettre à des personnes majeures, durablement sans abri et atteintes d'une ou de pathologies mentales sévères d'accéder sans délai à un logement en location ou en sous-location et de s'y maintenir et de développer leur accès aux droits et à des soins efficients, leur autonomie et leur intégration sociale » En lien avec le directeur, la coordinatrice, l'équipe du Chez Soi, les services des ressources humaines et de comptabilité, la/le secrétaire de direction contribue à : Assurer le secrétariat : - Téléphone (écouter les messages, répondre aux appels, rediriger le cas échéant). - Mail (lire, répondre, transférer, classer) Appui administratif au service GRH: - Assurer le suivi et la transmission des variables de paye, des arrêts de travail, des dossiers du personnel, des contrats de travail, des avenants, inscription et suivi mutuelle, registre du personnel chaque trimestre. - Classement physique et numérique. - Diffusion des annonces de recrutement en lien avec la coordination et/ou la direction - Transmission des éléments constitutifs à l'élaboration des contrats de travail au service RH Suivi comptable : - Contrôle et export au service comptabilité des dépenses des professionnels de l'équipe. (Formation à prévoir). - Suivi des espèces. Contrôle, traçabilité (formation à prévoir) - Suivi, prépa virements, traçabilité fournisseurs - Archivages (numérique et physique) de l'ensemble des documents (assurance, banque.) Suivi finances : - Interface avec la banque (contrats cartes affaires, accès « limité » en lien avec l'administrateur.ice sur le site de la banque) - Dépôt des espèces en banque chaque mois Suivi organisation pratique : - Achats fournitures bureau - Achats fournitures produits entretien - Suivi de l'entretien des véhicules de service - Relations avec les services de maintenance (informatique, télécom, photocopieur) - Suivi et relations employeur prestations ménages des locaux - Gestion des envois postaux (timbres, envoi, recommandés, .) - Réservations et gestions salles pour évènements (staff Day, salle actions Co') Relations partenariales : - Présence rencontres partenariales : inclusion aux présentations inter-institutionnelles. Présence possible aux formations/informations sur le site nantais. - Mailing, évènementiels, instances GCSMS (Comex, AG .) Logiciel Métier : - Gestion et aide à la saisie des demandes d'admission sur le dispositif et traçabilité des infos données par les partenaires et/ou locataires Liens aux locataires : - Téléphonique : transfert vers l'équipe d'accompagnement en fonction de la demande du locataire - Participation aux temps institutionnels : Portes ouvertes, barbecues, repas de fin d'année et Intersites. Appui au pôle de gestion locative -Support à la mission de quittancement -Support à la mission de gestion locative -Gestion des factures : réceptionner les factures/ les transmettre pour validation/ classement des factures et mise en lien avec la personne chargée de la coordination des travaux au sein du service