Assistant administratif, Hôte d'accueil H/F TOULOUSE Nous recherchons un Assistant administratif/Hôte d'accueil F/H avec la conviction que chaque personne a un potentiel unique et que nul n'est inemployable. Découvrez la mission que nous vous proposons. Le pilote a pour mission d'assister le Responsable de site et l'équipe dans la coordination et l'organisation des agences. Il a pour missions d'accueillir, renseigner et d'orienter l'ensemble des visiteurs. Sous l'autorité du responsable de site, assure le suivi administratif de l'activité. Il peut être amené à se déplacer sur les différents sites du périmètre, et se voir confier par le responsable de site la responsabilité des tâches particulières. Les missions qui vous attendent : Accueillir des bénéficiaires et gestion des plannings : Gérer l'accueil physique et téléphonique Réceptionner et dispatcher le courrier Saisir et suivre des informations dans les logiciels de gestion Maîtriser, réceptionner, contrôler et envoyer les éléments de la facturation Compléter les plannings des agences Réaliser les commandes fournisseurs Concevoir et envoyer les reportings d'activités Gérer les litiges, réclamations et avoirs Procéder au classement et aux archives en suivant l'organisation Participer à la vie du site : affichage des offres d'emploi, presse, rangement et organisation. Logistique et via agence : Assurez la gestion des approvisionnements des sites du périmètre (fournitures, consommables, badges, clés.) Mettre à jour les affichages et s'assurer de la conformité des sites Être l'interlocuteur des fournisseurs, des services généraux et du service informatique Assurer une aide ponctuelle des bénéficiaires sur nos outils et dans leurs recherches Assurer la gestion des bases documentaires disponibles sur nos sites Contribuer à faciliter les échanges Gestion administrative : Relancer les candidats pour les éléments nécessaires à la facturation et l'enregistrement de ces données dans le logiciel de gestion Assurer le support au traitement des rejets administratifs en lien avec la plateforme et les conseillers Participer à l'intégration et la formation de nouveaux conseillers sur la gestion administrative des dossiers Assurer la saisie des données reporting Missions diverses : Rédiger des comptes-rendus de réunions d'équipes Participer à l'organisation d'évènements d'emploi Venir en support aux bénéficiaires pendant les ateliers à l'espace coworking La liste des missions n'est pas exhaustive, elle évoluera en fonction de votre profil. Les Assistants administratif/Hôtes d'accueil H/F qui s'épanouissent dans cette mission ont en commun : Un état d'esprit positif. Les capacités suivantes : L'ouverture d'esprit Le sens de l'humain L'écoute active Le sens du résultat. Profil recherché Nous recherchons un profil dynamique, rigoureux, ayant un bon relationnel, l'esprit d'équipe et faisant preuve d'une bonne capacité d'adaptation. Votre formation Vous êtes diplômé d'une formation de niveau 4 minimum (Bac à bac+2 de type assistanat, gestion, etc.) et vous avez une expérience de 2 ans minimum dans un environnement RH ou similaire. Vous disposez des connaissances et aptitudes suivantes : Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur,...) Bon relationnel, capacité d'écoute et d'analyse du besoin Maîtrise des moyens de communications : téléphone, chat, vidéoconférence. Aisance rédactionnelle Rigueur, organisation, gestion des priorités Respect des engagements et délais imposés Sens du service et réactivité Autres informations Les chiffres clés du poste : CDD de 6 mois renouvelable Localisation : TOULOUSE Horaires hebdomadaires : 36h30 Rémunération : 25 170 € BRUT ANNUEL