Sous la responsabilité de la direction, vous aurez pour mission de gérer l'ensemble des tâches administratives et comptables de l'Association. 1. Comptabilité et Suivi Financier - Gestion de la comptabilité : Gérer l'ensemble de la comptabilité de l'association, préparer le bilan comptable en amont de sa finalisation par l'expert-comptable. - Suivi de la trésorerie : Surveiller quotidiennement les flux de trésorerie, analyser les écarts par rapport aux prévisions et ajuster les prévisionnels de trésorerie. Superviser les encaissements et décaissements, en veillant à la conformité des processus comptables. - Suivi des cotisations et adhésions : Gérer l'administration des cotisations des adhérents, mettre en place et suivre les prélèvements automatiques. - Préparation des états financiers : Participer à l'élaboration des clôtures de comptes, à la consolidation des états financiers et à la préparation des déclarations fiscales. - Optimisation des ressources financières : Accompagner la direction dans l'élaboration des budgets prévisionnels... 2. Organisation et Coordination Administrative - Gestion de l'agenda et accueil : Gérer l'agenda de la direction, réceptionner et filtrer les appels téléphoniques, traiter les courriers, gérer l'accueil - Logistique des événements : Organiser la logistique des événements internes et externes du gérontopôle (réunions, séminaires, conférences, déplacements), préparer les documents nécessaires (supports de communication, rapports, etc.). - Suivi des dossiers administratifs : Rédiger des notes de service, des conventions, courriers ou rapports administratifs... - Support aux chefs de projet : Assister les chefs de projets dans le suivi administratif des projets en cours, notamment pour les appels à projets et les procédures d'appels d'offre. 3. Communication Interne et Externe - Transmission des informations : Structurer et assurer la transmission fluide des informations en interne, ainsi qu'avec les partenaires externes (associations, collectivités territoriales, etc.). - Rédaction de supports de communication et assurer la gestion de la communication sur les réseaux - Recueil et analyse des informations administratives à la constitution des dossiers des partenaires externes. Analyser la cohérence des documents administratifs, financiers et comptables transmis par ces derniers. - Suivi administratif de la gouvernance : Contribuer à la gestion administrative de la gouvernance associative, assister aux réunions 4. Suivi des Ressources Humaines - Suivi administratif des RH : Gérer l'administration des ressources humaines : suivi des contrats de travail, intégration des nouveaux collaborateurs, suivi des formations, gestion des absences et des cartes professionnelles. - Coordination avec le prestataire RH : Assurer le relais avec le prestataire RH pour la gestion des paies, des déclarations sociales - Documentation RH : Collecter, classer et archiver les documents administratifs relatifs aux ressources humaines 5. Gestion Documentaire (Matériel et Dématérialisée) 6. Veille Juridique : Suivi juridique et réglementaire, Conseil juridique interne, Gestion des appels d'offres et des contrats... 7. Pilotage et Suivi Budgétaire, préparation des budgets, conseils stratégiques...