Le Département d'Ille et Vilaine recrute un.e Assistant.e pour travailler au côté de nos Elu.e.s. à Rennes, avec une prise de poste idéale fin aout 2025. Rattaché.e au Directeur de Cabinet, vous collaborez et participez à la mise en œuvre administrative de la politique du Département, en apportant une aide permanente aux élu.e.s ayant une délégation du Président. A ce titre, vous êtes chargé.e de : Missions générales : - Organiser les rendez-vous, gérer les plannings des élu.e.s - Planifier les réunions et veiller à leur organisation logistique - Préparer leurs déplacements ainsi que ceux des membres de l'équipe - Hiérarchiser les activités en cours et les diverses sollicitations - Suivre directement ou en lien avec les services du Département les demandes adressées aux élu.e.s - Classer, trier et archiver les documents - Instruire et suivre des dossiers professionnels (constitution, synthèse, mise à jour de fichier,...) - Concevoir des courriers, rapports, notes, documents de présentation - Suivre les courriers sur Post-Office (Logiciels métiers) - Élaborer et mettre à jour des outils de suivi d'activité de la structure, des tableaux de bord - Traiter une partie des informations du service (correspondance courante, y compris messagerie et affaires spécifiques) Missions spécifiques : Vous travaillez en lien avec d'autres assistant.e.s de Vice-président.e.s pour : - Assurer la continuité du service public - Gérer les appels téléphoniques des demandes des élu.e.s Vous participez aux permanences du secrétariat pour assurer l'accueil téléphonique, filtrer les appels et les accueils physiques. Spécificités du poste : Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations du service et des besoins des élu.e.s. Connaissances : - Techniques de secrétariat (prise de notes, mise en forme courrier etc.) - Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire - Expression orale et écrite de qualité - Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Power Point,...) et appétence pour les logiciels métiers - Prise en compte des mutations numériques (e-administration, dématérialisation, open data et RGPD) - Tableaux de bord et outils de planification et suivi - Connaissance des Collectivités territoriales souhaitée Aptitudes requises : - Rigueur et sens de l'organisation - Réactivité et polyvalence - Respect des obligations de discrétion et de confidentialité - Autonomie, prise d'initiatives - Sens du travail en équipe - Capacité à chercher l'information Expérience publique ou privée d'1 ou 2 ans d'Assistanat de direction ou similaire demandée. - Les entretiens se dérouleront le mardi 24 juin après-midi ou/et le mardi 2 juillet apres-midi. Des tests écrits en lien avec les missions sont prévus le même jour. Pour postuler, nous vous invitons à nous transmettre : - Votre CV pour découvrir votre parcours professionnel - Une lettre de motivation pour connaitre ce qui vous anime et vous motive à travailler avec nous au département d'Ille et Vilaine Niveau de Rémunération mensuelle à partir de 2217 € bruts soit environ 1784 € nets prime semestrielle incluse. Un webinaire de présentation du poste vous est proposé le jeudi 22 mai de 12h à 13H. N'hésitez pas à y participer ! Lien sur l'offre sur notre site. Avantages du poste : - Des plages de travail variables avec une prise de poste entre 7h30 et 9h30 et un départ entre 16h30 et 19h00, en fonction des besoins du service - Télétravail possible jusqu'à 5 jours par mois - L'accès à un restaurant inter-administratif (tarif du repas préférentiel avec prise en charge du Département) - Une participation employeur/indemnité pour vos déplacements (transports en commun - vélo- co-voiturage)