1/ Activité de secrétaire (80% du temps de travail) Mission de secrétariat sur le site - Accueil physique et téléphonique - Prise des appels entrants et redirection instantanée et différée, suivi de la messagerie téléphonique - Suivi des dotations cuisines journalières communication aux personnes devant en être informées. - Traitement du courrier pour les différents services - Suivi des interventions des prestataires coiffure, pédicure, esthéticienne (prise de RDV préparation des listes de résidents via l'outil Netsoins et transmission de la facture au DA, suivi des intervenants dans le cadre de la Qualité de Vie au Travail - Remise de chèques - Préparation du petit dossier d'entrée du résident (compléter le contrat de séjour, préparation du classeur en vue de la classification des informations médicales, notification de la prise d'un coffre + location d'un téléphone le cas échant pour la facturation, état des lieux de la chambre du résident) à transmettre au bureau des entrées - Préparation de la Plaque de porte du résident et inscription familles sur familizz - Suivi de la Caisse (entrée et sortie d'argent, comptage de la caisse en fin de mois, Procès-verbal) - Convocation avec Ordre du jour, collation et préparation de la salle puis Réalisation des comptes rendus des CVS + commission restauration et animation - Mise à jour des affichages transmis par la direction, cuisine. - Gestion des fournitures du service et matériels de bureau - Commandes « hôtellerie » et des produits d'hygiène - Accueil des demandes de personnes se présentant physiquement sur le site de façon spontanée, renseignement de la fiche contact et transmission du dossier d'admission au bureau des entrées - Préparation des honoraires médecins libéraux le cas échéant - Autres tâches de secrétariat transmises par le DA - Classement des factures, bons de livraison et d'intervention - Distribution des courriers des résidents - Suivi des courriers entrant et sortants - Réalisation de comptes rendus de réunion de l'établissement - Suivi des réservations des salles de l'établissement - Suivi des repas accompagnants et de leur facturation - Participation au Suivi du cahier sanitaire du registre de sécurité de l'Etablissement - Edition de listings résidents en conformité à la démarche qualité Assistance du Directeur Adjoint pour les plannings Prises des disponibilités des CDD pour le mois à venir Envoi des demandes Permuteo Passage des appels téléphoniques auprès des salariés Impression et affichage des plannings 2/ Activité de secrétaire médicale (20%) Missions relatives au rendez-vous - Prise de rendez-vous : consultations médicales (spécialistes, radio, dentaires, etc.)/ Réservation des transports - Programmation des rendez-vous sous Netsoins ; - Préparation des documents nécessaires ; - Prévenir les familles du rendez-vous ; - Transmettre le dossier complet à l'infirmerie Missions relatives aux Admissions : - Saisie des données administratives sous NETSOINS ; - Constitution du classeur « Résident » ; - Gestion sur NETSOINS des mouvements des résidents (entrée, sortie, décès). Missions relative au lien avec les laboratoires : - Programmation des bilans sanguins, ECBU, . (en fonctions des organisations définies avec les laboratoires) Appel aux médecins traitants libéraux pour renouvellement ordonnances mensuelles Classement de documents divers et variés dans les dossiers de soins Il s'agit d'un remplacement Le poste est à 80% avec les horaires suivants: Du lundi au Jeudi : 9h00 / 17h avec 1h pause