Pour contribuer à son essor et porter sa stratégie, l'EMA s'appuie depuis plusieurs années sur une politique de recrutement dynamique. Nous cherchons à nous entourer d'individus motivés, créatifs, et axés sur les solutions. Orientations principales : Ce rôle s'inscrit dans des opérations administratives fluides et efficaces liées aux étudiants et la scolarité. Une expérience antérieure dans une université ou un établissement d'enseignement supérieur serait bénéfique. Le rôle nécessite une attitude proactive et positive, des compétences administratives et des compétences en rédaction et mathématiques, y compris concernant la collecte et analyse de données, des rapports écrits et oraux, et d'excellentes compétences de communication verbale et écrite, en anglais et en français. Il nécessite également la capacité de travailler en équipe, de respecter les délais et travailler avec précision, et de se sentir à l'aise dans l'utilisation des technologies de l'information. Une formation sur les domaines spécialisés du poste sera fournie. Responsabilités principales : - Accueillir les étudiants et les différentes personnes qui se présentent à la réception. - Répondre au téléphone et aux emails de manière proactive. - Être le premier point de contact pour les questions des étudiants, en veillant à ce que des enregistrements soient conservés pour toutes les questions traitées, conformément aux politiques de l'EMA. - Fournir aux étudiants les documents officiels et les informations dont ils ont besoin pour leur vie étudiante, selon les directives du responsable de l'administration. - Tenir les registres de présence et consigner les absences, conformément aux politiques de l'EMA. - Communiquer régulièrement, clairement et professionnellement avec les étudiants sur les questions académiques et pratiques, selon les directives du Responsable Pédagogique ou de la Direction de l'Ecole. - Maintenir tous les dossiers liés aux étudiants à des fins d'archivage et d'audit. - Générer, maintenir et organiser tous les dossiers administratifs pour toutes les étapes du parcours étudiant. - Assurer la liaison/la coordination avec les équipes internes et externes et les services mutualisés - Assurer un soutien administratif au Responsable Pédagogique, aux enseignants et aux cours - Gérer le suivi administratif de la vie étudiante (inscriptions, assiduité, retours de partiels, corrections, collecte de documents ou justificatifs, proposition de solutions de remplacement, résultats et statistiques pour les comités de programme, etc.) - Tout autre tâche, congruente avec le grade du poste tenu, qui serait exigée par la Direction Profil : - Très bonne maitrise de l'anglais (écrit et parlé) au niveau professionnel. - Une expérience antérieure dans un rôle administratif. - Excellentes compétences interpersonnelles et organisationnelles. - Compétences avancées en informatique, notamment Word, Excel et Outlook - Connaissance du fonctionnement des plateformes en ligne (e.g. CRM) et désir de se former sur des aspects spécifiques. - Capacité à être proactif dans la résolution de problèmes. - Capacité à travailler de manière autonome et en équipe. INFORMATIONS SUPPLEMENTAIRES : Le/La Réceptionniste H/F devra également démontrer son dévouement : - Aux valeurs de l'EMA ainsi qu'à sa règlementation et sa politique sur l'égalité des chances - Aux responsabilités sociales, économiques et environnementales, et à la nécessité de minimiser l'impact environnemental dans le cadre de son rôle, ainsi qu'à contribuer activement à la politique environnementale de l'EMA - Au respect des règles de santé et de sécurité de l'EMA afin de contribuer à promulguer un environnement de travail propice pour le personnel, les étudiants et les visiteurs - Aux engagements pris auprès de commissions de certifications