L'association EPIS (Education Protection Insertion Sociale), créée en 1991, a pour objet « d'intervenir auprès d'enfants, de jeunes majeurs et de leur famille, par des actions éducatives, sociales et économiques ». L'association gère un service d'Action Éducative en Milieu Ouvert (AEMO) judiciaire et un service de Médiation Familiale. L'association défend les valeurs démocratiques et républicaines, notamment la laïcité, la dignité humaine, la solidarité. EPIS a à cœur d'offrir des conditions de travail agréables et empruntes de respect et d'écoute. Nous recherchons un(e) secrétaire polyvalent(e) dynamique et rigoureuse pour rejoindre notre équipe. Vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement administratif de notre structure, en apportant un soutien transversal sur plusieurs volets essentiels. Vos missions ... Les missions principales sont les suivants : - Traitement administratif o Rédaction de documents, de courriers o Création de documents types o Élaboration et suivi de tableaux de bord - Ressources humaines : o Suivi administratif des dossiers du personnel (planning, heures, absences) o Accompagnement au déploiement d'outils RH informatisés o Participation à la démarche qualité de vie et des conditions de travail (QVCT) - Gestion des frais : o Collecte et vérification des notes de frais o Archivage des justificatifs - Démarche qualité : o Participation à la rédaction et au suivi des procédures qualité o Rédaction et mise à jour de documents internes o Préparation des audits internes et évaluation externe o Participation à l'amélioration continue du système qualité o Animation de la démarche de responsabilité sociétale des entreprises (RSE) - Gestion électronique des documents (GED) : o Classement, archivage et numérisation des documents o Suivi de la conformité documentaire o Participation à l'amélioration continue du système GED Les missions en l'absence du secrétariat pédagogique : - Suivi administratif des mesures AEMO (Gestion des mails spécifiques et enregistrement des données dans le logiciel métier) o Traitement des convocations aux audiences o Traitement des rapports ou notes d'information o Traitement des rapports circonstanciés o Traitement des demandes et accords de TISF o Traitement des demandes et des accords de régie d'urgence o Traitement des demandes et des accords de dossiers AMASE - Actualisation du logiciel métier (formation en interne) pour le service AEMO Les missions en l'absence de l'agent d'accueil et administratif : - Accueil physique des personnes accompagnées par l'AEMO et la Médiation familiale - Accueil physique des partenaires de l'association - Accueil téléphonique et orientation des appels vers les professionnels concernés - Prise de rendez-vous et cogestion du calendrier du service de Médiation familiale - Gestion du courrier (ouverture, tri, diffusion, classement) - Gestion des mails génériques à l'association Compétences requises : - Faculté d'adaptation et polyvalence - Discrétion professionnelle - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et des logiciels de GED - Sens de l'organisation, autonomie, discrétion et esprit d'équipe - Bonnes capacités de communication écrite et orale - Connaissance du logiciel métier SIL'AGE (SILAO) - Sens des priorités et du respect des échéances - Réactivité et écoute Notre offre : - Poste en CDI, - Mi-temps, - Semaine en 17,5h à organiser du lundi au vendredi 9h- 12h30 / 13h30-17h - Diplôme niveau 5 souhaité, et/ou une expérience significative de minimum 2 ans sur un poste similaire - Connaissance du secteur social et médico-social - Offre à pourvoir dès que possible Pourquoi nous rejoindre ? - Une équipe bienveillante et dynamique - Un environnement de travail stimulant et en constante évolution - Des missions variées et enrichissantes