Sous l'autorité de la directrice bassin Tarn, en tant que chef de Bureau (H/F) vous assurerez les travaux de secrétariat du bassin, coordonnerez les fonctions administratives et serez responsable du pôle secrétariat du périmètre enfants. Vous serez également en charge de la communication. Poste à pourvoir au 01/10/2025. Description du profil : - Assurer les travaux de secrétariat de la directrice Bassin - Gestion du courrier, prise de rendez-vous, gestion documentaire - Organiser et préparer les réunions à l'initiative de la directrice Bassin : CSE, CODIR Bassin. - Diffuser les informations émanant du directeur Bassin (notes de fonctionnement, procédures.) - Participation mensuelle au CODIR Bassin et à un CODIR Tarn sud et Tarn nord du périmètre enfants - Assurer l'organisation matérielle des séminaires des cadres de proximité - Assurer l'organisation du CAP : rapport d'activités, réservation de salle, repas, convocation, compte rendu - Gérer les supports de communication : Médimail, Via Trajectoire, Resid ESMS pour l'ensemble des établissements du périmètre enfants - Gérer les informations du ROR pour les établissements du périmètre enfants - Gestion des sinistres en lien avec le siège social, les compagnies d'assurances, gestion des contraventions pour le Bassin - Participer aux réunions de secrétaires Bassin - Référente communication - Recenser les actions ou évènements à valoriser au travers d'une communication intra associative ou extra associative (médias, presse.) - Assurer le lien Bassin périmètre enfants / DIRCOM (permanent et participation aux réunions DIRCOM) - Assurer la communication intra périmètre enfants - Mettre en œuvre le projet du pôle secrétariat - S'assurer du respect du cadre règlementaire et de la démarche qualité - Promouvoir un environnement professionnel de qualité : ergonomie, hygiène, sécurité - Veiller à la mise en œuvre du projet du pôle en adéquation et au service des projets d'établissements - Gérer le système d'information au sein du périmètre enfants (habilitations informatiques) - Manager et coordonner le pôle secrétariat - Participer au recrutement des secrétaires - Participer au salon du TAF - Coordonner le travail des secrétaires des établissements du périmètre enfants sur tous les dossiers transversaux - Planifier et animer des réunions mensuelles avec les secrétaires du périmètre enfants - Gérer les plannings des congés des secrétaires - Coordonner les réponses aux différentes enquêtes adressées par le siège social, les partenaires - Elaborer et suivre les plannings de travail - Organiser le travail en fonction des exigences réglementaires et des besoins des établissements du périmètre enfants - Mettre à jour les affichages réglementaires obligatoires au sein des établissements du périmètre enfants - Tenir à jour les répertoires Outlook des professionnels - Organiser la mise à jour par les secrétaires des documents relatifs aux personnes accompagnées en lien avec la RAQ du périmètre enfants (livrets d'accueil, DIPC.) - Veille technologique et proposition d'investissements administratifs Savoir-être : - Maîtriser les outils bureautiques et avoir des capacités rédactionnelles solides - Communiquer et transmettre l'information avec les différents interlocuteurs - Gérer son temps et celui du service - Respecter la confidentialité et faire preuve de discrétion - Avoir une bonne élocution et maîtriser le français - Être organisé, méthodique, sérieux et rigoureux Autres informations : Déplacement occasionnel à prévoir, multisites. Informations complémentaires : - Niveau de diplôme : BTS assistant de direction et/ou Gestion PME-PMI - Niveau d'expérience : 4 années de responsabilités administratives ou 6 années dont trois au moins an qualité de comptable, de secrétaire en chef de direction, de rédacteur ou d'assistant des services économiques.