Présentation de la structure Le GRETA-CFA Aquitaine est un regroupement d'établissements publics locaux d'enseignement qui mutualisent leurs compétences et leurs moyens pour proposer une offre de formation pour les adultes sur l'Aquitaine. Il est composé de 9 agences sur l'ensemble de la Nouvelle Aquitaine. Le GRETA-CFA Aquitaine propose de nombreuses formations dans de nombreux secteurs (Bâtiment Energie, Compétences Clés, Hôtellerie-Restauration-Tourisme, Industrie, Numérique, Audiovisuel, Santé Sanitaire et Social, Sécurité, Tertiaire, Transport, VAE, Bilan de compétences, Optique, Métiers de l'art.). Le GRETA-CFA Aquitaine en quelques chiffres : - 1 siège à Bordeaux - 4 agences par secteurs sur Bordeaux Métropole (Bordeaux, Talence,) - 5 agences départementales à Périgueux (Dordogne), Dax (Landes), Marmande (Lot-et-Garonne), Pau (Béarn), Anglet (Pays-basque) En 2024, le GRETA-CFA Aquitaine emploie plus de 500 personnels permanents sur l'ensemble de la structure : enseignants, administratifs et de service. Le GRETA-CFA Aquitaine recrute pour son Agence du Lot-et-Garonne au sein du Lycée Val de Garonne un.e assistant.e de formation. Contexte du poste En liaison avec le ou la conseiller.ère en formation professionnelle, le ou les établissement(s) formateur(s), les formateurs, la coordonnatrice d'agence, l'assistant.e de formation participe à la gestion complète du dossier administratif de l'apprenant (de la phase d'accueil à celle de la facturation). Missions principales Contribuer au développement commercial. Appuyer la communication des actions de formation et le rayonnement général du GRETA CFA Aquitaine. Répondre aux demandes commerciales des clients, particuliers et partenaires. Aider à la mise en oeuvre des actions de formation et en assurer administrativement la réalisation et le suivi. Saisir l'activité dans les logiciels dédiés et sur les plateformes de nos partenaires. Réaliser la facturation. Description des missions à exercer ou des tâches à exécuter Traitement des demandes entrantes : - Accueillir et recueillir les demandes (entreprises, demandeurs individuels, prescripteurs, demandeurs d'emploi). - Assurer la traçabilité des demandes. - Renseigner et orienter les prescripteurs et les bénéficiaires sur l'ensemble de l'offre et les modalités d'accès à la formation. Communication : - Qualifier régulièrement le fichier client. - Assurer une animation régulière de ce fichier client (envoi d'informations, téléphone.). - Réaliser des mailings et des e-mailing. - Faire les relances téléphoniques à la suite de la commercialisation, avec une entrée produit mais toujours avec une capacité de porter l'ensemble de l'offre du secteur. Actions de commercialisation : - Créer tout outil de communication nécessaire à la commercialisation du secteur (affiche, plaquette, e-mailing.). - Assurer la mise à jour des fiches produit (Site internet, divers plateformes). - Participer aux portes ouvertes des lycées et salons. - Relayer toute information « média » de son secteur auprès de la personne en charge de la communication (réseaux sociaux, presse écrite, petites annonces.). - Assurer le suivi des inscriptions. Contractualisation avec le client : - Etablir tous documents contractuels (convention, CERFA) dès réception du devis signé et en assurer le suivi. Suivi administratif des actions : - Constituer les dossiers des apprenants, veiller aux dossiers de rémunération. - Centraliser les éléments administratifs. - Saisir les heures de formation. - Etablir la facturation. - Réaliser les attestations.