Sous l'autorité de la Direction Générale des Services, le/la Responsable du Service Accueil et Etat-Civil est chargé(e) d'assurer le bon fonctionnement du service, de coordonner, organiser et animer le service d'accueil (physique et téléphonique). Le/la manager pilote et encadre une équipe de 5 personnes. - GESTION ET ORGANISATION DU POLE ACCUEIL -Piloter et encadrer les agents du pôle -Etre force de proposition sur l'optimisation du service -Spécialisation Affaires Générales et Etat-Civil - Activités Principales -Supervision de l'activité de l'accueil : organisation et planification des ressources selon les flux -Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence -Mise en œuvre des moyens nécessaires pour assurer la fiabilité et la qualité des réponses aux différents types d'accueil (garant de la qualité de l'accueil) -Accompagnement professionnel des agents (information, conseils personnalisés.) et identification des adaptations et des besoins de formation nécessaires -Mise à jour permanente des procédures de chaque agent -Prise en charge des accueils difficiles et conflictuels -Présenter des documents d'information et de communication -Evaluation de la qualité de l'accueil -Gérer les plannings de réservation - Gestion de l'Etat-Civil -Réalisation de contrôles préalables des actes -Organisation de procédure de contrôle lors des rédactions de délivrance et d'apposition de mentions afin de minorer les risques d'erreur -Procédure de contrôle des actes -Procédure de rédaction des mentions -Mise à jour selon le code civil -Organisation des nouvelles attributions - Organisation du suivi de la liste électorale et des scrutins -Tenue de la liste électorale : inscriptions, radiations, révision de la liste, établissement des tableaux et des cartes électorales -Organisation des scrutins - Participation à l'organisation du recensement de la population -Organiser la constitution et le suivi des listes du recensement -Constituer et organiser l'équipe des agents recenseurs -Organiser la transmission des documents à l'INSEE et l'élimination des documents restants Connaissances : -Maîtrise des techniques d'accueil et de communication -Maîtrise du Pack Office -Capacité rédactionnelle -Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et des missions des services -Bonne connaissance en Etat-Civil Expérience savoir faire : -Communiquer, Anticiper, Accueillir -Coordonner, Informer, Collaborer, Prioriser, Prendre des Initiatives -Animer une équipe -Gérer les situations conflictuelles Savoir être : -Discrétion indispensable -Rigueur et analyse -Organisation et méthode -Très bon relationnel / Etre à l'écoute -Réactivité / Bonne adaptation -Esprit d'initiative et d'anticipation Informations complémentaires : Rémunération statutaire + Régime indemnitaire + prime annuelle + comité d'œuvres sociales + démarche QVCT + Titres restaurant + Forfait Mobilité durable + Participation prévoyance.