Objectifs : - Assurer un flux efficace des marchandises importées et exportées tout en respectant les délais et les réglementations en vigueur. - Fournir un soutien administratif et logistique aux activités d'import-export. -Maintenir une communication claire et régulière avec les sous-traitants, les transporteurs et les clients. Contribuer à la satisfaction des clients en veillant à la qualité et à la conformité des services d'import-export et à la qualité des services de la société - Assurer la mise en oeuvre des stratégies de développement de la société Missions principales: - Assistance auprès de la direction: préparation de réunions, gestion du courrier et des emails, suivi des dossiers, classement, archivage de documents - Gestion opérationnelle et douanière suivi des transports, des livraisons et des expéditions, liaison avec les différents services, gestion des litiges et des réclamations. - Gestion documentaire : Préparer et vérifier les documents d'import export tels que les factures commerciales, les déclarations en douane, les certificats d'origine, les lettres de transport, etc. - Coordination logistique : Collaborer avec les fournisseurs, les transporteurs et les transitaires pour planifier et organiser le transport des marchandises des clients de la société. - Suivi des expéditions : Assurer le suivi des expéditions et fournir des informations à jour aux parties prenantes concernées. - Communication : Établir et maintenir une communication régulière avec les clients, les fournisseurs, les transporteurs et les autorités douanières pour faciliter les opérations d'import-export. - Gestion des litiges : Résoudre les problèmes liés aux expéditions, tels que les retards, les pertes ou les dommages, en collaboration avec les parties concernées. - Support administratif : Effectuer des tâches administratives telles que la gestion des dossiers, la saisie des données et la préparation des rapports d'activité. - Gestion comptable et recouvrement: gestion des factures et des paiements, suivi des litiges. - Gestion commerciale: préparation des devis, suivi des commandes, gestion des relations clients 3/3 Activités et tâches Assistance auprès de la direction - Organiser les réunions, les conférences téléphoniques et les déplacements professionnels à l'étranger - Gérer la correspondance et les emails en plusieurs langues - Mettre à jour les fichiers et les bases de données clients - Suivi des dossiers administratifs - Préparer les présentations et les documents de rapport - Classement et archivage de documents - Effectuer des recherches sur les marchés étrangers et les opportunités d'affaires Gestion comptable et recouvrement - Suivre le budget et la comptabilité : facturation clients, règlement fournisseurs, - Saisir des factures fournisseurs - Effectuer les relances clients Gestion opérationnelle (transit & stratégie international) - Centraliser, vérifier et traiter l'information afin de la transmettre à tous les intervenants et maîtriser les processus - Suivre les expéditions, des transports et des livraisons. - Suivre des avaries et autres litiges liées aux opérations - Faire la liaison entre les différents services et intervenants - Effectuer des recherches sur les marchés étrangers et les opportunités d'affaires, recueillir et synthétiser l'information - Gérer les système de gestion de projets pour les différents projets en cours - Participer à l'optimisation des processus d'import-export, proposer des améliorations et mettre en oeuvre des initiatives visant à accroitre l'efficacité opérationnelle. Gestion commerciale - Prospection client selon les objectifs fixés par la Direction - Renseigner et conseiller la clientèle, traiter et résoudre les litiges clients - Enregistrer et suivre les commandes - Élaboration des devis Difficultés et spécificités du poste - Gestion des délais serrés : Les opérations d'import-export sont souvent soumises à des délais stricts. Il est essentiel de faire preuve de réactivité