Organisme de formation travaillant depuis plus de 12 ans en BtoB avec les acteurs de la Distribution, nous recherchons, un Assistant de coordination H/F pour lui confier la gestion du suivi administratif de nos projets. Le responsable administratif H/F d'un centre de formation est un pilier central qui coordonne l'ensemble des opérations administratives, financières, pédagogiques et juridiques pour garantir une gestion optimale et la satisfaction des clients et des partenaires. Profil - Autonome, - Flexible, disponible et polyvalent - Entreprenant - Faire preuve d'adaptation - Méthodique, rigoureux - Force de proposition Compétences - Compétences en gestion administrative - Compétences financières (Bilan pédagogique, suivi des prises en charge) - Capacités de communication et de coordination - Connaissance juridique et réglementaire de la formation professionnelle - Compétences techniques informatiques Missions Votre environnement de travail - Travail nécessitant des déplacements pour l'organisation de forum emploi - Travail sur site - Télétravail possible Recrutement - Vous assurez o Bonne connaissance des partenaires Mission locale, Pole Emploi o Création des offres o Organisation de Jobdating o Communication o Création des stages d'immersion Suivi administratif de qualité - Vous connaissez la réglementation QUALIOPI o Respect des 32 critères qualité o Respect des procédures internes o Participation active à l'amélioration continue - Vous créez les sessions de formation dans l'outil informatique - Vous réalisez le suivi administratif de vos sessions o (Convocation, évaluation initiale, quiz de connaissance, satisfaction apprenant et client) o Tenue et suivi des dossiers des apprenants (inscription à la branche paritaire, remplissage et envoi des dossiers finalisés) o Gestion des plannings - Vous inscrivez et présentez les candidats à la certification en respectant le cahier des charges - Vous pratiquez une veille juridique en matière de formation professionnelle - Vous contrôlez et assurez par des procédures internes la conformité en rapport avec QUALIOPI Coordination pédagogique - Suivi des formations, des évaluations o Vous assurez le respect des normes de qualité et de la conformité des formations aux réglementations en vigueur. Gestion financière et BPF - Élaboration et suivi budgétaire : o Vous suivez le budget et la facturation des prestations - Gestion des financements et subventions o Vous identifiez les sources de financement disponibles (OPCO, CPF, subventions publiques) et gère les dossiers de demande de financement. - Rapports financiers et audit o Vous préparez les bilans pédagogiques et financiers pour la direction et les organismes de contrôle, et participe aux audits internes ou externes pour garantir la transparence financière de l'organisme. Communication externe - Élaboration du plan de communication externe o Vous élaborez le plan de communication annuel avec le gérant de l'organisme - Gestion du budget de communication o Vous suivez le budget de communication annuel confié o Vous proposez et achetez le matériel de représentation en conséquence - Connaissances techniques o Vous utilisez les moyens techniques mise à disposition pour assurer la prise de parole (réseaux sociaux en particulier)