Le/la secrétaire médico-social est en relation avec l'ensemble des personnels du pôle social et des autres services. Ce poste nécessite une grande rigueur administrative, une bonne maîtrise des outils informatiques, une connaissance du domaine médico-social, ainsi que des qualités humaines indispensables pour interagir avec les usagers et les professionnels du secteur. Missions et responsabilités : - La gestion administrative des dossiers des usagers du Complexe La Gauthière ; - Rédaction des courriers relatifs aux dossiers sociaux des usagers : mandataire judiciaire, famille, etc. ; - En collaboration avec les assistantes de service social, traitement et suivi des dossiers de candidature, courriers de réponse à la suite des commissions d'admission ; - Gestion des stages et des accueils temporaires : - Création des dossiers stagiaires et accueil temporaire sur AIRMES (volet administratif et social), - Réalisation et suivi des conventions et des courriers, - Diffusion de documents de liaison avec les autres services administratifs, notamment comptabilité, RH et paie pour les travailleurs En collaboration avec les assistantes de service social, veiller au maintien des droits des résidents, renouvellement MDPH, aide sociale, allocation au logement, (etc) ainsi que la mise à jour des notifications dans le logiciel AIRMES. - Mise à jour annuelle des droits maladie (sécu/CPAM et mutuelle) en collaboration avec les assistantes de service social et l'infirmerie. - Mise à jour des diverses listes et tableaux relatifs au suivi des usagers, d'entrée et de sortie, mesures de protection. Compétences requises : -Bac professionnel secrétariat médico-social ou équivalent -Ou expérience significative dans un poste similaire dans le secteur médico-social 1. Compétences techniques (savoir-faire) - Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook, logiciels spécialisés comme AIRMES très apprécié ; - Gestion des dossiers des usagers : Création, gestion documentaire physique et numérique, mise à jour, suivi et archivage ; - Rédaction et mise en forme de documents : Courriers administratifs, rapports, comptes rendus ; - Traitement et suivi des dossiers sociaux : Renouvellement des droits, mise à jour des notifications ; - Collaboration avec les services internes : Travail en lien avec les assistantes sociales, comptabilité, direction. 2. Compétences relationnelles (savoir-être) - Discrétion et respect de la confidentialité : Respect très strict du secret professionnel établissement, usagers et salarié en toute circonstance ; - Rigueur et organisation : Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément avec précision ; - Autonomie et prise d'initiative : Capacité à anticiper les besoins et gérer les priorités ; - Esprit d'équipe et collaboration : Travail en lien avec tous les services ; - Sens du contact et empathie : Interactions avec les usagers, familles et partenaires extérieurs ; - Capacité d'adaptation : Gestion de situations variées et évolutives ; - Réactivité et gestion des urgences : Capacité à répondre rapidement aux demandes et urgences administratives. 3. Connaissances appréciées : - Connaissance du secteur médico-social : Fonctionnement des établissements sociaux et médico-sociaux ; - Notions juridiques : Cadre légal des mesures de protection et des droits des usagers ; - Connaissance de la réglementation sociale et médico-sociale : MDPH, aide sociale, droits des usagers, protection juridique (tutelle, curatelle). Conditions : - Contrat en CDI à partir du 01/07/2025 - Temps plein (35h/semaine) Rémunération selon la Convention Collective Nationale du 15 mars 1966 + reprise ancienneté sur justificatifs, selon les dispositions de la convention collective (notamment en cas d'expérience dans des structures équivalentes ou dans le secteur médico-social) Avantages : - Mutuelle d'entreprise - Congés trimestriels et jours de congés selon l'ancienneté - Formations continues possibles