Ce poste s'adresse à une personne de confiance, aimant la polyvalence et dotée d'un fort sens du service. Rattaché-e au Président et au Directeur Général, vous serez impliqué-e dans le quotidien de la Direction, mais aussi dans des sujets transverses liés à la stratégie, aux relations institutionnelles et à la communication interne et externe. Vous serez notamment en charge de : 1. Coordination de la Direction - Organisation de l'agenda, planification et priorisation des rendez-vous - Préparation et suivi des réunions : ordres du jour, comptes rendus, logistique, diffusion - Gestion des déplacements et des réservations (vols, hôtels, repas, véhicules...) 2. Appui administratif & support opérationnel - Rédaction de notes internes, courriers, rapports, présentations ou supports de communication - Suivi administratif de dossiers : conventions de mécénat, notes de frais, bons de commande, demandes d'achats... - Gestion des parapheurs, des courriers, des recommandés et du classement documentaire 3. Interface interne & externe - Accueil physique et téléphonique en appui de l'assistante standardiste - Coordination avec les services supports (comptabilité, RH, contrôle de gestion...) - Lien avec les institutions, collectivités, universités, prestataires, associations... 4. Contribution à la dynamique de groupe - Organisation logistique d'événements internes (pots de départ, arbres de Noël, réunions d'équipe) - Veille sur les appels d'offres : repérage, relecture, préparation des réponses - Participation à la rédaction de contenus ou d'encarts publicitaires - Suivi de l'exécution de certains contrats (nettoyage, fournitures, prestations) Vous êtes à l'aise avec les imprévus et savez gérer plusieurs dossiers simultanément sans perdre de vue les priorités. Vos qualités personnelles feront la différence : - Discrétion et sens absolu de la confidentialité - Diplomatie, tact et intelligence émotionnelle - Capacité à composer avec de diverses personnalités, parfois exigeantes - Sens du collectif, mais aussi autonomie et efficacité dans le travail individuel - Disponibilité, flexibilité et bonne résistance au stress Ce poste est fait pour vous si : - Vous aimez apporter un soutien fluide et structurant à une Direction - Vous avez le goût du travail bien fait, - Vous avez une excellente expression écrite et un bon niveau de synthèse. - Vous avez le sens du service, tout en posant des limites si nécessaire - Enfin, vous êtes à l'aise avec l'outil informatique, les logiciels de bureautique, les outils collaboratifs, et vous avez un niveau d'anglais professionnel (écrit surtout) Horaires classiques (8h-16h), avec une certaine souplesse attendue