Vos missions : 1/ Enseignement: gestion des étudiants et des enseignants/maitres de stages des universités Vous suivrez les différents travaux des internes en collaboration avec les enseignants pour la correction et la validation Vous saisirez les présences et absences des internes aux cours donnés à l'UFR Vous organiserez les séminaires / colloques des étudiants et maîtres de stage Vous préparerez les commissions régionales du DES de médecine Générale chaque semestre Vous suivrez les circuits de signatures de dossiers Vous contrôlerez au préalable des dossiers et organisation des rattrapages afin de mettre à jour les enseignements - envoi des convocations, préparation des dossiers pour les membres du jury Vous gérerez les conventions de stages 2° et 3° cycles : Vous collaborerez avec des médecins libéraux assimilés à des entreprises privées dans le cadre de l'accueil des étudiants de médecine générale Vous gérerez le courrier/mails ; vous assurerez l'accueil physique et téléphonique Vous anticiperez les besoins des membres de l'équipe : rappel des échéanciers et des procédures administratives et transmission de l'information Vous participerez à l'élaboration de diverses procédures Vous gérerez les stagiaires et contractuels : Gratifications de stage, Contrats de travail Vous gérerez les crédits pédagogie alloués au département 2/ Gestion des projets de recherche Vous assurerez une veille et un suivi des appels à projets ; vous aiderez à la mise en œuvre des activités des projets ; vous organiserez les recrutements sur projets Vous organiserez les déplacements des membres des projets et créerez des ordres de missions Vous assurerez la gestion administrative et financière des budgets recherche alloués Vous saisirez les bons de commandes et suivrez les factures pour transmission au service financier (SIFAC) Vous gérerez les crédits en étroite collaboration avec le Directeur du Département : vous élaborerez et suivrez un tableau de bord des budgets prévisionnels, anticiperez, suivrez et contrôlerez les dépenses éligibles, participerez à l'élaboration des bilans financiers Vous anticiperez les demandes d'avenant de contrat (prolongation de dates ou modification budgétaire) Vous assurerez la gestion des modalités de financements des patients partenaires 3/ Activités transverses Vous appliquerez les procédures de l'Université et de l'UFR en matière de scolarité, vous encadrerez et formerez le personnel administratif en CDD sur les procédures internes de gestion administrative Vous faciliterez l'accompagnement des étudiants (animation journées de rentrée, portes ouvertes, etc.) Vous répondrez aux diverses enquêtes demandées par l'UFR ou la Direction de la Formation Vous contribuerez aux actions de communication de l'UFR ; vous participerez aux autres évènements de l'UFR (examens, ED, ECOS,.) Ce poste est fait pour vous si : Vous possédez : Des connaissances générales des techniques de gestion administratives et pédagogiques ; de la politique sociale au bénéfice de l'étudiant : bourses, logement... ainsi que la réglementation en vigueur en matière de scolarité ; la réglementation qui régit les études de médecine ; Des aptitudes relationnelles. Vous maîtrisez : Les outils métiers : Apogée, ADE, e-candidat, OSE, SIFAC ainsi que les logiciels bureautiques courants ; La rédaction des notes administratives, des notes de synthèse et des courriers. Vous êtes en capacité : De faire preuve d'adaptabilité, de rigueur et d'organisation.