Au sein du service de Prévention et Gestion des Déchets (78 agents) de Provence Alpes Agglomération, vous travaillerez plus spécifiquement avec le Responsable « Administratif / Finances » et l'agent affecté à ce service. Vous participerez au fonctionnement administratif et financier du service : suivi et gestion des dossiers et assistance au Responsable du service. Sous l'autorité du Responsable Administratif / Finances, les missions du Secrétaire Assistant.e Technique et Financier seront : - Suivi comptable et statistique : o Suivre et traiter les devis et bons de commandes avec imputation comptable (engagement et rapprochement) o Vérifier la facturation et le suivi du budget o Réaliser la facturation pour le service (redevance spéciale et tarification incitative) en lien avec le service Finances de Provence Alpes Agglomération et les services du Trésor Public - Suivi et gestion des dossiers : o Suivre les contrats en lien avec les services (fournitures, maintenances, réparations, nettoyage des vêtements .) o Evaluer, suivre et préparer les commandes de fournitures des différents sites o Suivre le fichier des usagers - Participation au fonctionnement du service o Effectuer les opérations classiques de secrétariat : rédactions, photocopies, archivages, ouverture et affectation du courrier et mails, préparation des éléments de réponse, réponse et filtrage des appels téléphoniques, mise à jour des bases de données des fichiers o Rédiger et mettre en forme des documents (courriers, tableaux, compte-rendu, rapports .) à partir d'instructions orales ou écrites et les soumettre au contrôle et à la signature de la hiérarchie puis en assurer la diffusion o Transmettre au Responsable les besoins d'évolutions des procédures et des outils à mettre en place o Participer aux réunions hebdomadaires du service et à toutes autres réunions ou instances nécessaires o Préparer et organiser les différentes réunions : convocations, préparations des dossiers préalables, réservations des salles, réception des participants o Gérer les relations entre les interlocuteurs internes et externes au service o Gérer les réclamations o Gérer les achats de fournitures et du fonctionnement courant du bureau - Assistance auprès du Responsable o Participer au recollement des données de structuration du rapport annuel d'activité (RAPQS) o Saisir les données en lien avec la matrice des coûts et le suivi des contrats avec éco-organismes. PROFIL DU CANDIDAT : Formation de niveau BAC Pro souhaitée dans le domaine de l'administration ou de la gestion. Savoirs : - Formalisme des documents administratifs courants - Instances et procédures de décisions de la Collectivité - Environnement institutionnel - Règles budgétaires (nomenclature, engagements, imputations comptables) - Organisation et gestion du temps - Règles de l'expression écrite et orale Savoir-faire : - Exécution et suivi des procédures et décisions administratives - Enregistrement, classement et archivage des documents - Organisation du travail selon les priorités et capacité d'alerter selon le domaine d'activité - Maîtrise des outils informatiques et formation sur les logiciels métiers - Mise en forme des documents administratifs RELATIONS FONCTIONNELLES : - Internes : en lien avec les services du Pôle Opérationnel et des Finances. - Externes : avec les particuliers, les Communes, les prestataires, le Trésor Public . SPECIFICITE DU POSTE : Possibilité d'horaires décalés suivant les réunions ou événements prévus. CONTACTS ET INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES : Transmettre votre CV ainsi que votre LETTRE DE MOTIVATION au Service des Ressources Humaines à l'adresse courriel suivante : recrutement@provencealpesagglo.fr - 04 92 32 42 10