Le GCS « Achats en santé d'Occitanie » est une structure de mission, d'impulsion et de coordination, de support et d'appui à l'activité de ses membres dans les domaines relevant des achats en santé. Il a pour objet d'agir pour les établissements sanitaires et médico-sociaux qui le composent, afin d'organiser les achats, les approvisionnements et les coopérations à caractère logistique dans une démarche coordonnée et concertée, dans le respect des règles de la commande publique. L'assistant(e) de direction sera directement rattaché(e) à la Direction et participera activement à la coordination et au bon fonctionnement des activités du GCS. 1. Gestion administrative et organisationnelle - Rédaction, mise en forme et diffusion des courriers, comptes rendus, rapports et présentations. - Gestion de l'agenda : prise de rendez-vous, organisation de réunion, événements, déplacements professionnels, suivi des échéances et priorités. - Traitement des appels téléphoniques, courriers et emails. - Classement et archivage des documents administratifs et contractuels du GCS - Assister la Direction dans l'organisation du travail , la préparation des instances ( assemblée générale, dialogue de gestion . ) - Assister la Direction sur la communication du GCS ( Newsletter, Site Internet .) - Assister la Direction sur la rédaction des rapports d'activité et autres reporting. - Assister le GCS pour les adhésions et leur suivi, pour le lancement et le recouvrement des campagnes annuelles de cotisations des adhérents . - Suivre les décisions prises et relancer les interlocuteurs concernés. 2. Organisation des instances et réunions - Préparer et organiser les réunions des instances du GCS (assemblées générales, dialogue de gestion, Comité de Direction ) : envoi des convocations, diffusion des ordres du jour et des supports. - Suivi des dossiers prioritaires et relances nécessaires. - Interface entre la direction et les différents services internes ou partenaires externes. 3. Support à la coordination des projets - Assister la direction dans le suivi des projets transversaux (mise en œuvre de partenariats, mutualisation des services, développement de nouvelles activités). - Consolider et synthétiser les informations issues des différents établissements partenaires. - Contribuer à l'élaboration des tableaux de bord et rapports de suivi d'activité. 4. Assistance logistique et gestion des déplacements - Organiser les déplacements professionnels de la direction (transport, hébergement). - Préparer et suivre les notes de frais. 5. Communication interne et externe - Participer à la mise en œuvre de la communication du GCS : diffusion d'informations aux partenaires, mise à jour des supports de communication. - Être l'interlocuteur(trice) privilégié(e) des partenaires externes et des membres internes du groupement. Compétences techniques : - Solides compétences en gestion administrative et organisationnelle. - Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel (Tableaux Croisés Dynamiques-Graphiques Croisés Dynamiques), PowerPoint, Outlook, CANVA). - Excellentes capacités rédactionnelles et orthographiques. - Connaissance des structures du secteur de la santé (hôpitaux, cliniques, ARS) et des fonctionnements des GCS (un atout). Qualités personnelles : - Sens de l'organisation, rigueur et gestion des priorités. - Discrétion et respect de la confidentialité des informations sensibles. - Qualités relationnelles, capacité d'écoute et diplomatie. - Proactivité et capacité d'adaptation dans un environnement dynamique et exigeant. - Organisation et rigueur. - Excellentes qualités relationnelles et esprit d'équipe. - Capacité d'adaptation et gestion des priorités. Formation et expérience : - Bac + 3 en assistanat de direction ou équivalent. - Expérience significative dans un poste similaire (souhaitée ou exigée selon le niveau). - Des compétences en Droit de la Santé seraient un plus et/ou dans le domaine des achats publics.