Le CHRS L'ETAPE situé à Rognes (établissement social et médico-social depuis 1942), Centre d'Hébergement et de Réinsertion Sociale accueille et accompagne des hommes adultes en difficulté sans limites d'âge. Nous recherchons notre secrétaire, poste à pourvoir fin aout début septembre. Les missions ACCUEIL PHYSIQUE Personnes extérieures : Gestion du portail (ouverture sécurité) aux fournisseurs, livreurs divers, partenaires, visites établissement Résidents :Différentes demandes et besoins du résident, photocopies, dépôt du courrier.. ACCUEIL TELEPHONIQUE Gestion des appels entrants et sortants TACHES ADMINISTRATIVES 1- GENERALES Enregistrement courrier arrivée et dispatching Enregistrement courrier départ Consultation tout le long de la journée des mails et transferts Classement et Archivage Affranchissement, mise sous plis, la poste, commande de timbres etc.. Photocopies diverses Mise à jour de différentes listes internes Mise à jour quotidienne des différents tableaux de suivi selon les informations reçues Reliage de divers documents, plastification, etc. Constitution de différentes feuilles d'émargement Manifestations exceptionnelles avec organisation Appels maintenance copieur + renvoi toners usagés Commande de fournitures pour l'administratif et la technique 2- RH ET COMPTABILITE Gérer le tableau de suivi des absences : enfants malades, maladie, A.T., autres Mettre à jour le tableau d'absentéisme Facturation des familles des établissements de Sainte Marie : les notions comptables sont requises (réalisation de factures sur la base d'états de présence) Entretiens et scans et classement papier et informatique des factures 3- EDUCATIVES Mise à jour des fichiers de présence des résidents Tenue de différents tableaux de suivis statistiques en lien avec le chef de service 4- TECHNIQUES LOGISTIQUES Suivi des dons et collectes alimentaires : transmission à la banque alimentaire tous les vendredis de l'état de collecte Enregistrement scan de tous les bons de livraison, puis rapprochement avec factures avant envoi aux cadres Enregistrement des documents de la cuisine Nous recherchons une personne qui apprécie l'environnement de l'aide aux personnes vulnérables, qui ait le sens du contact et soit bienveillante dans son approche. La maitrise de word et excel est impérative et l'appétence pour la facturation et les chiffres est recherchée Organisation du travail du lundi au vendredi, temps plein ou partiel possible, à adapter en fonction de la personne Vous vous reconnaissez ? rejoignez nous!