Le contexte de la situation de travail Grande école d'ingénieurs publique du Ministère de l'Enseignement Supérieur, de la Recherche et de l'Innovation, Polytech Clermont est une école de Clermont Auvergne INP et du réseau Polytech qui articule ses activités et ses projets autour de trois piliers : développement durable, mobilité du futur et énergie. Mission principale : Secrétariat et communication du mastère spécialisé GP-BIM+ (Le BIM pour la gestion intégrée des constructions). Les attributions sont clairement définies mais le travail est en interaction avec différents services (scolarité, heures complémentaires, service formation continue, communication, service financier). Activités Communication : - Réalisation de documents de communication (plaquette, flyer, articles, synthèses, etc.) - Mise à jour et implémentation des listes de diffusion - Transmission régulière ciblée de plaquette de communication relatives au mastère spécialisé (organisme d'enseignement et entreprises) - Alimentation régulière des pages LinkedIn - Recherche et renseignement des enquêtes spécialisées - Recherche des salons spécialisés - Mise à jour de la page du Mastère sur le site internet de Polytech Clermont - Réponses aux questions relatives au mastère spécialisé Gestion des inscriptions : - Suivi des candidatures (Etude en France et eCandidat) - Suivi et réponses aux mails relatifs à l'inscription, logements, aides, etc. - Vérification des pièces du dossier d'inscription - Edition des accès informatique - Edition des cartes étudiant(e)s Gestion administrative des étudiants : - Rédaction et suivi des contrats de formation - Rédaction et suivi des conventions de formation - Rédaction et suivi des documents pour les organismes financeurs - Suivi des feuilles d'émargement - Rédaction et suivi des documents de prêt de matériel - Rédaction et suivi des conventions de stage - Saisie des notes - Edition du PV de jury - Edition des relevés de notes - Edition des attestations de présence et de ré-inscription - Edition des attestations de suivi des modules de formation - Edition des diplômesGestion des vacataires : - Gestion de la liste des intervenants extérieurs - Constitution du dossier vacataire - Saisie des heures de vacation - Edition / validation et transmission de l'état récapitulatif Gestion budgétaire : - Suivi des paiements des frais de formation en lien avec l'agence comptable de Clermont Auvergne INP - Edition et suivi des demandes d'ordres de mission (vacataires et permanents) - Edition et suivi des pré-bons de command - Suivi du budget du Mastère Spécialisé Gestion de la labellisation CGE et OpenBIM, enregistrement RNCP : - Suivi des enquêtes et tableaux d'information étudiants pour le dossier de labellisation CGE et OpenBIM - Suivi des enquêtes et tableaux d'information étudiants pour l'enregistrement RNCP. Les missions sont susceptibles d'évolution en cas de réorganisation du service Les compétences nécessaires du poste Connaissances : - Maitrise des outils de bureautique (word, excel, powerpoint,.) - Facilité d'adaptation aux logiciels métiers de l'Université (APOGEE, eCandidat, Etudes en France, ADE, RECRUT, GEISHA, FCA Manager, Kairos, Via Compétences, etc.) - Facilité d'utilisation des outils de communication (réseaux sociaux, sites web, Canva) Compétences opérationnelles : - Etre autonome dans la gestion de dossiers administratifs - Savoir prioriser les tâches - Savoir prendre des initiatives, être réactif - Etre polyvalent - Facilité de communication écrite et orale - Savoir comprendre et rédiger en anglais (niveau B1 minimum) Compétences comportementales : - Facilité de communication en français et en anglais - Facilité d'adaptation - Savoir rendre compte - Savoir travailler en équipe - Sens du contact