Assistant de direction F/H (H/F) 45 - ORLEANS
Offre n° 194XTFZ
Assistant de direction F/H (H/F)
45 - ORLEANS - Localiser avec Mappy
Actualisé le 08 juillet 2025
Mission Affecté(e) au sein de la Direction Générale des Services (DGS) de l'université d'Orléans, votre mission consiste à assister la Directrice Générale des Services dans l'organisation quotidienne du travail. Activités principales Placé(e) sous la responsabilité de la Directrice Générale des Services, votre rôle consiste à : - Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction Générale des Services ; - Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes ; - Gérer la boite mail fonctionnelle de la Directrice Générale des Services : classer, orienter et archiver les mails, assurer une alerte le cas échéant auprès de la DGS, transmettre des réponses de premier niveau ; - Assurer la gestion de l'agenda de la DGS : programmer les rendez-vous, réunions et temps de travail ; - Organiser la prise en charge des déplacements de la DGS : traitement des ordres de mission, des réservations pour les déplacements et hébergements, le remboursement des frais de mission ; - Organiser, préparer les réunions et suivre les étapes en découlant : agenda, logistique, sollicitation des intervenants, préparation des dossiers et rédaction des PV de décision ou comptes-rendus ; - Gérer la mise à la signature des documents et le suivi des parapheurs ; - Rédiger et/ou mettre en forme des courriers et des notes de service ; - Assurer la transmission des informations auprès des différents responsables de l'établissement et tenir à jour les listes de diffusion ; - Alimenter et mettre à jour les pages Intranet de la Direction Générale des Services ; - Participer au déploiement de la démarche qualité Services Publics + ; - Organiser et gérer le classement des documents ; - Gérer le stock de fournitures de bureau et les commandes ; - Elaborer et mettre à jour des fiches de procédure pour les activités traitées ; - Traiter des dossiers ponctuels. Le poste implique des relations étroites et fréquentes avec le cabinet du Président et les secrétariats des directions centrales ainsi qu'avec les tutelles et les partenaires institutionnels (Rectorat, Ministère, organismes de recherche, collectivités.)
- Type de contrat
-
CDD - 12 Mois
Contrat travail - Durée du travail
-
37H30/semaine
Travail en journée
- Salaire
- B
- Déplacements
- Déplacements : Jamais
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Formation
- Bac ou équivalent - Gestion administrative
Compétences
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
- Assurer un accueil téléphonique
- Gestion administrative du courrier
- Planification des tâches et gestion des priorités
- Analyser /Hiérarchiser / Diffuser des informations
- Maitrise des outils bureautiques
- Maitrise des outils informatiques
- Organiser une réunion
- Planifier et organiser un agenda
- Rédiger et mettre en forme un document
- Être réactif et savoir gérer les priorités
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Faire preuve de réactivité
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
Informations complémentaires
- Qualification : Technicien
- Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Employeur
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