L'UDAF de l'Eure (Union Départementale des Associations Familiales de l'Eure) a pour mission de représenter les familles auprès des pouvoirs publics et de gérer des services à destination des familles. Au sein du pôle « vie associative et action familiale », l'assistant(e) des instances et de la vie institutionnelle participe à faire vivre le mouvement associatif familial dans sa diversité, assure des liens entre les associations, participe à des projets communs, promeut en interne et en externe les actions de l'UDAF de l'Eure. Activités principales : L'Assistant(e) des instances et de la vie institutionnelle aura pour principales activités : - Prendre en charge la préparation, l'organisation et le suivi des Bureaux, Conseils d'Administration et Assemblée Générale avec la Direction et la Gouvernance - Préparer et organiser les groupes de travail, commissions internes sur des thématiques diverses à destination des administrateurs et associations adhérentes (ex : médaille de la famille .) en lien avec la Direction - Assurer le secrétariat des représentations familiales et du service Action familiale - Prendre en charge et optimiser l'organisation d'un dossier confiée par la Direction - Mettre en œuvre des actions de communication Compétence(s) liées au poste - Rédiger et envoyer les courriers d'invitation et les comptes rendus - Transmettre des comptes rendus - Participer à l'organisation et à l'animation d'évènements/ manifestations, l'organisation des réunions - Préparer les opérations de vote et veiller au respect des procédures électorales - Assurer l'application et le suivi des décisions, en lien avec le Président et la Direction - Veiller à la bonne application des statuts de l'Association - Suivre la mise en œuvre, et l'évaluation annuelle du projet associatif, en lien avec la Gouvernance, la Direction et l'ensemble de l'encadrement - Prendre en charge et optimiser l'organisation d'un dossier dans le respect du calendrier fixé (listes électorales, Fonds spécial,.) - Concevoir des supports de communication, assurer leur diffusion via des médias sociaux (site internet, réseau social.) ou via des prestataires adaptés (journaux locaux.) - Renseigner les tableaux de bord Autre(s) compétence(s) - Connaissance du fonctionnement associatif, de la règlementation de la vie statuaire - Connaissance du réseau partenarial, et associations départementales - Connaissance des outils bureautique classiques - Alerter la Direction en cas de difficultés constatées - Être force de propositions et d'informations - Rendre compte de son activité auprès de de la Direction - Prendre en compte et respecter les délais - Respecter les règles de confidentialité