Mission générale : L'assistante administrative gère les tâches administratives courantes de l'entreprise, notamment la facturation, la préparation des paies, la gestion des encaissements et des tâches spécifiques liées aux agences, aux intervenants à domicile et à la livraison de repas à domicile. Une partie des missions se déroulera dans les locaux d'Accolade. Le respect de la confidentialité est essentiel. Attributions : 1- Facturation, encaissement et relances clients : o Participer à l'élaboration des factures clients et suivre les paiements. o Relancer les clients en cas de retard de paiement. o Vérifier et enregistrer les encaissements par chèque. o Gérer les remises en banque des chèques reçus et suivre les créances impayées. o Développer les envois de facture par mail et les paiements par prélèvement. 2- Aide à la préparation des paies : o Collecter et préparer les informations nécessaires pour le traitement des paies. o Enregistrer les données relatives aux frais de transport des intervenants 3- Gestion des acomptes et saisie sur salaire : o Gérer les demandes d'acompte et préparer les paiements. o Gérer les saisies sur salaires. 4- Gestion du courrier : o Réceptionner et distribuer le courrier entrant. o Gérer l'envoi du courrier sortant, notamment le courrier simple, les factures et autres documents administratifs. 5- Gestion des achats de fournitures et des stocks : o Effectuer les commandes de fournitures de bureau et achats courants pour le siège et pour l'ensemble des agences. o Gérer les commandes des gants et chaussures pour les intervenantes à domicile. 6- Gestion de l'activité de livraison de repas à domicile : o Recevoir et renseigner les demandes des prospects pour la livraison de repas à domicile. o Signer les contrats avec les clients et assurer le suivi de leur demande. o Enregistrer les commandes des clients dans le système. o Transmettre les menus dans les temps au client. o Passer les commandes auprès des fournisseurs de repas et du boulanger. o Préparer les tournées des livreurs en fonction des commandes et des zones de livraison. o Gérer la facturation liée à l'activité de livraison de repas et assurer le suivi des paiements des clients. 7- Fonctionnement du service o Participer à la gestion téléphonique o Effectuer toutes autres missions administratives demandées par la direction. o Proposer des améliorations pour la qualité du service. o Rendre compte de son activité à son responsable. 8- Vie de l'entreprise o Respecter les horaires, règles et consignes de sécurité. o Respecter les procédures internes et les règles de déontologie Compétences : -Connaissance de la réglementation en vigueur sur l'activité des Services d'Aide à Domicile (SAD) -Connaissances en gestion de la paie et facturation. -Aisance dans l'expression écrite et communication orale. -Maîtrise des logiciels bureautiques, EXCEL et XIMI. Savoir-être : -Sens de l'organisation et rigueur. -Capacité à travailler de manière autonome -Compétences en communication (orale et écrite). -Discrétion et confidentialité. -Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément. Formation/Expérience : - Bac à Bac +2 maximum en gestion, administration, comptabilité ou domaine similaire. -Expérience souhaitée dans un poste administratif similaire.