La Mutualité Française Charente recrute pour sa Résidence Mutualiste Les Jardins de La Garenne, UNE SECRETAIRE DE DIRECTION pour les missions suivantes (entre autres) : Gérer matériellement les contacts des responsables hiérarchiques : prise de RDV, organisation de réunions, de déplacements Assurer la bonne circulation des informations en interne et vers l'extérieur S'informer en permanence des évolutions de la règlementation et des nouvelles techniques de travail Rédiger des correspondances à partir de consignes orales ou écrites Effectuer le tri du courrier et le diffuser selon les consignes Assurer le suivi des courriers au départ (enregistrement, affranchissement.) Préparer les documents relatifs à l'admission (contrat de séjour, remise de clefs.) Gérer les dossiers administratifs des usagers, transmettre les informations nécessaires aux différents services et saisir les différents mouvements sur le logiciel de soins Rassembler et mettre en forme différents supports : tableaux de bord, graphiques. Créer des documents de communication (bulletins, affiches.) Classer et archiver les documents administratifs Préparer et saisir les variables de paie, les transmettre au service Paie de la Mutualité et être en capacité d'expliciter les cas particuliers Accueillir physiquement et renseigner toute personne se présentant au secrétariat Réceptionner les appels téléphoniques, en assurant le filtrage, la transmission ou la réorientation Réaliser des visites de l'établissement en apportant les informations nécessaires sur le fonctionnement de celui-ci Accueillir les stagiaires, les conseiller, les informer et évaluer leurs réalisations Informer et conseiller les usagers dans les démarches administratives (demandes d'aide.) Etre à l'écoute et communiquer avec les usagers Organiser les RDV avec la Médecine du Travail Réaliser les déclarations d'Accidents du Travail Réaliser le suivi des absences (maladies, congés.) et transmettre les documents nécessaires au service Paie de la Mutualité ..../... POSTE EN CDI A TEMPS COMPLET A POURVOIR DES QUE POSSIBLE REMUNERATION SELON CONVENTION FEHAP MUTUELLE ENTREPRISE + PRESTATIONS DU C.S.E **** CV et LETTRE DE MOTIVATION adaptée exigés ****