Fiche de poste Assistant(e) Administratif (ve) 1. Travail administratif académique et départemental (sur demande des présidents départementaux) - Toutes les tâches administratives demandées en lien avec le fonctionnement de l'académie et des départements (courriers, invitations, convocations, classement, archivage, déclarations préfecture, ..). - Gestion des fournitures de l'académie (suivi du stock et commande aux fournisseurs suivant un budget prédéfini) - Relations avec les fournisseurs de l'académie (demande de devis, appel d'offre, ..). 2. La vie Associative - Répondre aux questions des présidents d'Apel d'établissement sur les statuts, les AG, .... - Orienter les membres du bureau des Apel d'établissement vers le bon interlocuteur. - Renseigner les membres du bureau des Apel d'établissement sur les différentes subventions octroyées, sur les projets départementaux et académique, sur les différentes formations proposées. - Activer et inscrire les présidents des Apel d'établissement ainsi que les membres des CA académique et départementaux dans l'espace privé de l'Apel nationale. 3. Gestion des adhésions - Prise de contact avec les présidents d'Apel pour obtenir les fichiers - Mise en forme des fichiers des adhérents - Traitement sur logiciel de l'Apel nationale - Relance des présidents d'Apel d'établissements pour obtenir les fichiers - Facturation aux Apel d'établissement - Encaissement des règlements - Relance facturation en lien avec les trésoriers de l'académie et des départements. 4. Préparation des AG, conseils d'administration, congrès, délégations nationales, formations académique, évènements académiques et départementaux, concours ,..(pour les points concernant les départements, ceux-ci sont à réaliser sur demande des présidents départementaux et sous les conditions définies par le conseil d'administration de l'académie). - Elaboration et envoi des convocations - Gestion des inscriptions - Elaboration des documents nécessaires aux AG (bulletins de vote, badges, émargement, dossiers, power points, courriers de remerciements chef d'établissement, élaboration mise en forme des rapports) - Elaboration des documents nécessaires aux conseils d'administrations (émargement, dossiers, vérification et préparation des dossiers de subventions, power points et rédaction des comptes rendus). - Prise de parole en AG et en CA (présentation de dossiers, projets.) sur demande du président académique ou des présidents départementaux. - Inscriptions et organisation logistique des déplacements et séjours - Organisation et suivi des formations et des concours mises en place par l'Académie. - Animation des formations académiques sur demande du président académique. - Organisation, suivi et présence aux évènements académiques et départementaux suivant les conditions émises par le conseil d'administration de l'académie. - Présence aux conseils d'administration et assemblées générales suivant les conditions émises par le conseil d'administration de l'académie. - Organisation et présence à la messe de rentrée dans les départements suivant les conditions émises par le conseil d'administration de l'académie. - Participation à la session des permanents et formations organisées par l'Apel nationale sur proposition et autorisation du président académique. - Présence au congrès, colloque, délégation nationale organisés par l'Apel nationale sur proposition et autorisation du président académique. 5. Service Information et conseils aux familles (ICF) - Réponses aux questions des familles - Animation du réseau (organisation de rencontres, formations, journées d'informations, suivi des BDI et BDIO existants et aide à leur développement, aide à la création, état des lieux régulier) - Participation aux rencontres et formations ICF du réseau national sur proposition et autorisation du président.