Dans le cadre d'un surcroît de son activité, notre entreprise a besoin de compléter son équipe. A ce titre, vous serez chargé(e) d'assister la Secrétaire de Direction et la Gestionnaire de clientèle en participant aux divers travaux qui lui sont confiés (administratif, qualité, logistique et financier) : Administratif : - Gestion de la réception du courrier. - Réalisation du traitement administratif des dossiers (pré-rédaction des devis, des contrats, des courriers, courriels, mise en forme des documents...). - Gestion et transmission des informations (courriels, courriers, notes...) relatives à l'activité de l'entreprise. - Gestion et suivi des dossiers administratifs et financiers (clients, fournisseurs, partenaires...). - Accueil téléphonique. - Assistance à l'organisation et à la gestion de l'agenda du Président et de chacun des Conseiller à la Sécurité. - Gestion des notes de frais. - Archivage des documents. - Mise en page des divers documents Financier : - Préparation des facturations. - Gestion des recouvrements. Logistique : - Aide à l'organisation de la logistique et des déplacements professionnels (transport, réservation des hôtels). - Retrait de commande chez les fournisseurs. - Suivi et gestion de l'état des stocks de fournitures administratives (commande auprès des fournisseurs .). Formation : - Pré-Rédaction des devis et conventions. - Impressions des documentations stagiaires. - Préparation des dossiers pour mise à disposition du formateur. - Traitement du dossier après stage (synthèses des évaluations, facturations.). - Gestion et mise à jour des documents et outils pédagogiques (prestations de formation). Technique : - Réalisation des ouvertures et fermetures des locaux administratifs ; préparation des postes de travail. - Gestionnaire des véhicules de service (remise au collaborateur, entretien et maintenance). - Relation avec le service informatique. - Gestion et mise à jour des dossiers et outils (missions de Conseiller à la Sécurité.). - Assistance à la rédaction des rapports annuels. - Maintenance informatique hebdomadaire. Horaires de travail : Du lundi au vendredi, de 7h45 à 12h00 et de 14h00 à 16h45. Des déplacements sont possibles, notamment pour se rendre chez les fournisseurs ; à ce titre, le permis B est nécessaire.