L'assistant(e) de direction assure un rôle de soutien administratif, comptable, organisationnel et relationnel auprès du responsable du bureau d'études mutualisé, et ponctuellement auprès des chefs de projet ou chargés d'études. Il/elle contribue activement au bon fonctionnement du service et au suivi des projets pilotés par le bureau d'études. Missions : Administratif : - Enregistrement et traitement du courrier (arrivée/départ) ; - Gestion des agendas (responsable du BE, élus aux travaux, agents du service) ; - Préparation des dossiers pour les réunions, comités techniques, commissions, conseils ; - Rédaction et mise en forme de courriers, notes, comptes rendus, rapports d'activité ; - Préparation des documents de présentation pour les élus et partenaires ; - Suivi des parapheurs et organisation de la signature des documents ; - Classement et archivage des documents administratifs ; - Suivi des demandes transversales adressées aux services supports de la Ville et de l'Agglomération ; - Gestion des plannings et suivi des agents du BE ; - Accueil téléphonique du BE (contacts riverains, agents, partenaires, collectivités) ; - Suivi administratif des études et projets : conventions, échéances, marchés publics, etc. ; - Instruction des dossiers de demandes de subventions en lien avec les projets portés par le bureau d'études. Suivie des marchés publics : - Connaissance des marchés publics ; - Suivi des tableaux budgétaires et tableaux de bord du BE ; - Appui à la gestion administrative des marchés publics (rédaction d'ordres de service, courriers, - suivi des pièces, etc.). Comptabilité, gestion financière : - Connaissances de base en comptabilité publique ; - Élaboration, enregistrement, suivi des demandes d'achats et bons de commande via le logiciel CIRIL ; - Participation à la saisie de documents budgétaires ; - Suivi des dépenses liées aux projets du service. Profil recherché : - Titulaire d'un BAC + 2 (gestion administratif, comptable) ; - Titulaire (catégorie C ou B) ou contractuel ; - Maitrise des supports informatiques ; - Une bonne connaissance du logiciel Ciril Finance serait appréciée ; - Rigueur et organisation, esprit d'initiatives et d'équipe ; - Connaissances du statut de la fonction publique et des institutions ; - Expérience sur un poste similaire serait un plus.