MISSIONS Coordonner: - Interface entre la Direction et les agents ou autres services - Hiérarchisation des demandes de la Direction - Planification des activités de la Direction - Clarification et classification des informations - Aptitudes à rechercher des informations et savoir se tourner vers les personnes compétentes afin de répondre à certaines interrogations Anticiper: - Gestion de la logistique inhérente aux activités de la Direction (déplacements, réunions, visioconférences) - Contrôle des échéances liées à l'agenda du Préfet - Préparation des dossiers des Adjoints (commandes, suivi des retours, impressions) Organiser: - Réunions - Visioconférences - Déplacements Accueillir: - Aide à l'accueil et à l'accompagnement des nouveaux agents du SGAR - Aide à l'accueil des participants aux réunions de services - Aide à la planification et organisation de moments de convivialité Suppléer: - Continuité de service à assurer en cas d'absences de collègues COMPÉTENCES REQUISES Outiller: - Mise à jour des connaissances liées aux différentes plateformes ou logiciels utilisés au quotidien - Capacité à appréhender les nouveaux outils liés aux visioconférences (programmation et lancement) S'appuyer sur des qualités relationnelles: - Aptitude à travailler en équipe - Sens de l'écoute - Disponibilité selon l'activité du service - Discrétion - Discernement - Diplomatie - Maîtrise de soi - Sens de la pédagogie Les activités ont vocation à s'inscrire dans un pôle d'assistant(e)s mutualisé(e)s, dont les missions s'adapteront à l'actualité du service et seront supervisées par un chef de pôle. Ce pôle, à l'heure actuelle, ne prend pas en charge le secrétariat des agents placés sous l'autorité de la SGAR et des SGAR Adjoints (logistique salles, visios, reprographie, parapheurs.) sauf circonstances exceptionnelles.