MISSIONS DU POSTE Assister le Directeur de l'Université et la Directrice générale des services dans l'organisation des activités de la direction et des instances institutionnelles. ACTIVITÉS PRINCIPALES - Assister la direction dans l'organisation quotidienne de son travail - Gérer les agendas et contrôler les échéances - Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes personnels et externes usagers - Alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion des instances - Assurer l'organisation des instances en lien avec la chargée des affaires institutionnelles et juridiques. - Participer à l'organisation des élections - Assurer le soutien administratif de la gouvernance : rédaction de compte rendus, de courriers, de mail, de notes. - Structurer l'archivage des documents de direction - Transmettre les informations institutionnelles aux autres services et aux partenaires - Sélectionner et diffuser de l'information en accord avec la direction de la communication COMPÉTENCES REQUISES - Connaissances (savoir) : - Statuts de la fonction publique d'Etat - Gestion des ressources humaines - Base en gestion financière et comptable - Organisation et fonctionnement de l'Enseignement supérieur et de la recherche - Compétences opérationnelles (savoir-faire) : - Savoir travailler en collaboration avec des interlocuteurs internes et externes à l'établissement - Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe - Bonne maîtrise des outils de bureautique (Word et Excel) - Expression écrite et orale - Savoir rendre compte - Compétences comportementales (savoir être) : - Rigueur, autonomie et discrétion - Qualités relationnelles et d'écoute - Esprit d'équipe, sens de l'initiative, polyvalence - Curiosité intellectuelle et capacité d'adaptation - Organisation et méthode - Disponibilité NIVEAU REQUIS - Bac+2 souhaité - Expérience souhaitée sur poste similaire - Niveau anglais : B1 souhaité CONDITIONS D'EXERCICE FAVORABLES - 10 semaines de congés - Durée du travail : 38h hebdomadaire - Rémunération selon expérience ou grille indiciaire