Le (la) secrétaire gère les commandes et assure le traitement comptable des factures du groupement logistique pharmacie. Il (elle) gère les opérations liées à l'engagement des dépenses. Il (elle) accueille les fournisseurs et les personnels des centres d'incendie et de secours au groupement. Mission(s) principale(s) : - Assurer l'accueil physique et téléphonique du groupement logistique pharmacie : o Gérer l'accueil physique du groupement logistique pharmacie o Renseigner les laboratoires, les centres d'incendie et de secours et/ou les réorienter vers le bon interlocuteur(rice) - Organiser et gérer l'agenda des cadres du groupement - Recevoir, traiter et vérifier des pièces comptables : o Saisir les indemnités des personnels de santé sapeurs-pompiers volontaires du groupement dans le logiciel dédié o Traiter les factures du groupement logistique pharmacie - Gérer la phase d'engagement comptable - Suivre l'exécution des marchés - Coopérer avec les services en charge du budget, des traitements comptables et de l'exécution financière et des structures de contrôles internes. - Effectuer des commandes : o Contacter les fournisseurs o Réaliser des devis o Réaliser les bons de commande - Utiliser les systèmes d'information finances - Préparer, rédiger et éditer des documents : o Rédiger les comptes rendus de réunions o Préparer et rédiger les courriers du groupement - Renseigner les tableaux de suivi et mettre à jour les bases de données : o Renseigner les indicateurs qualité du groupement - Assurer la gestion de l'information, le classement et l'archivage de documents. Compétences, technicités et aptitudes exigées - Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et des documents règlementaires du SDIS62 - Procédures d'engagement comptable - Règlementation des pièces justificatives - Cadre règlementaire des marchés publics - Règles et procédures administratives relatives au domaine d'activité - Règles budgétaires et comptables des marchés publics - Techniques rédactionnelles des écrits administratifs - Règles de classement et d'archivage - Tableaux de bord et outils de planification et suivi - Logiciels et applicatifs métier - Outils bureautiques. Savoir-faire : - Réaliser les engagements comptables et saisir les bons de commande - Contrôler les pièces justificatives - Assurer le suivi des consommations, des incidents du marché, et des dépenses dans le respect des crédits budgétaires alloués - Gérer les litiges - Editer des bons de commandes dans le cadre des marchés publics et hors marchés - Contrôler les pièces marchées - Attester le service fait - Recevoir et orienter les demandes vers l'interlocuteur(rice) ou le service compétent - Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités des cadres - Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents (courriers, notes, comptes rendus.) - Elaborer et mettre à jour des tableaux de bord - Utiliser le logiciel métier - Trier, classer et archiver des documents. Qualités et aptitudes : - Rigueur - Sens relationnel, du dialogue et de l'écoute - Capacité à travailler en équipe ou en réseau - Réserve et discrétion professionnelle - Sens de l'organisation - Réactivité