Poste à pourvoir : 1er décembre 2025 Gestion des appels téléphoniques : Réceptionner et orienter efficacement les appels téléphoniques internes et externes Prendre les messages et les transmettre dans les temps aux destinataires Évaluer l'urgence d'un appel et alerter l'interlocuteur adapté à la situation Commander des ambulances et taxis pour les résidents ou autres visiteurs Attribuer une ligne directe à chaque résident selon les consignes et suivre la taxation téléphonique. Tenir à jour la liste téléphonique des résidents présents Mettre à jour le répertoire interne et l'annuaire d'urgence Transmettre le standard en fin de poste Accueil physique : Accueillir avec respect et discrétion et orienter les résidents, les familles et les autres visiteurs selon les bonnes pratiques Informer le résident et sa famille, notamment sur les modalités d'hébergement. Présenter les prestations fournies. Répondre à leurs questions dans les limites de sa fonction Remettre le livret d'accueil au résident Remplir les fiches contacts et/ou enregistrer les demandes de réservation Aider les familles et résidents dans la constitution des dossiers APA, APL. S'assurer de la bonne tenue du hall et de la banque d'accueil. Porter une tenue vestimentaire adaptée à la fonction Gestion des dossiers administratifs des résidents : Ouvrir et tenir à jour les dossiers administratifs des résidents Préparer et suivre la facturation des séjours des résidents Préparer, contrôler et distribuer les factures des prestations à la charge du résident : revues, coiffeur, esthéticienne, pédicure, repas accompagnants,. Assurer les encaissements et les remises bancaires Suivre les impayés et les contentieux Tenir le journal de caisse Préparer les dossiers et documents nécessaires aux entrées et aux sorties des résidents Tenir le registre des entrées et des sorties des résidents Activités administratives : Veiller à l'affichage des programmes d'animation et des menus Assurer la gestion de la « boutique » Assurer le suivi des commandes de repas du personnel Préparer les commandes de matériels de bureau et gérer les stocks Enregistrer les factures fournisseurs, les contrôler, les faire signer par la direction et les envoyer au service Fac To Scan une fois par semaine Assurer la réception, le tri, la distribution et les envois des courriers et colis (La Poste, livreurs, fournisseurs,..) pour la résidence comme pour les résidents Classer les copies des courriers. Ranger les archives Saisir quotidiennement dans l'outil informatique les statistiques Participer à la gestion et au traitement statistique des questionnaires de satisfaction remplis par les résidents et autres indicateurs Réceptionner et transmettre les messages d'alarmes et de pannes. Veiller à la mise à disposition des registres (maintenance, sécurité.) Réaliser divers travaux de secrétariat Gestion administrative du personnel : Accueillir et participer à l'intégration des nouveaux collaborateurs Inscrire les salariés sur le registre unique du personnel (RUP informatisé) Effectuer les déclarations uniques d'embauche Tenir à jour le dossier du salarié Tenir à jour le « classeur visite et contrôle » Organiser et suivre les visites médicales des salariés Participer au suivi des absences dans les limites de ses compétences Tenir à jour le répertoire des coordonnées du personnel et l'organigramme Participer à l'organisation des formations, en lien avec les référents d'activité