Offre n° 196XLCG
Assistant / Assistante administrative de pôle de formation (H/F)

Actualisé le 26 août 2025

Vous aurez à organiser et gérer au quotidien la mise en œuvre opérationnelle des actions de formation sur le plan logistique et administratif. Le cadre juridique de l'activité est défini par la législation de la formation professionnelle continue en vigueur. Le cadre juridique de l'emploi est défini par le Ministère de l'Éducation Nationale. Le poste est sédentaire avec quelques déplacements à titre exceptionnel (dans les différentes agences du GRETA ou sur un évènement). L'amplitude horaire hebdomadaire peut varier et est à définir selon les besoins du service ou évènement exceptionnel.

Type de contrat

CDD - 4 Mois
Contrat travail

Durée du travail

37H30/semaine Travail en journée

Salaire

Salaire brut : Mensuel de 1950.0 Euros à 2050.0 Euros sur 12.0 mois

Déplacements

Déplacements : Ponctuels Zone départementale

Profil souhaité

Expérience

Débutant accepté

Formations

Bac ou équivalent Cette formation est indispensable
Bac+2 ou équivalents

Compétences

Accueillir, orienter, renseigner un publicCette compétence est indispensable
Assurer la gestion administrative d'une activitéCette compétence est indispensable
Assurer le suivi de dossiers administratifsCette compétence est indispensable
Classer des documentsCette compétence est indispensable
Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospectsCette compétence est indispensable
Fournir des informations claires et précises par téléphoneCette compétence est indispensable
Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi)Cette compétence est indispensable
Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc)Cette compétence est indispensable
Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieuxCette compétence est indispensable
Gérer un planningCette compétence est indispensable
Maintenir à jour les dossiers administratifsCette compétence est indispensable
Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)Cette compétence est indispensable
Mettre à jour un dossier, une base de donnéesCette compétence est indispensable
Planifier et mettre en œuvre des projets administratifsCette compétence est indispensable
Promouvoir une culture d'amélioration continueCette compétence est indispensable
Rédiger un rapport, un compte rendu d'activitéCette compétence est indispensable
Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clientsCette compétence est indispensable
Utiliser les outils de gestion et de la relation clientCette compétence est indispensable
Utiliser les outils numériquesCette compétence est indispensable
Améliorer des procédures administratives
Collaborer avec les équipes RH pour la mise à jour des dossiers
Collecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.)
Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison)
Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation)
Effectuer le suivi des commandes, la facturation
Elaborer des tableaux de bord
Gestion administrative
Gérer la communication interne et externe
Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
Gérer les plannings d'utilisation des équipements
Optimiser la performance de l'organisation
Organiser des déplacements professionnels
Relayer de l'information
Techniques de communication orales, écrites et numériques
Techniques de gestion du temps
Techniques de numérisation
Techniques de reporting
Utiliser des logiciels de gestion de la relation client (CRM)