L'Association Agena recherche un.e secrétaire. en CDD de remplacement. Poste à pourvoir dès que possible. Il/Elle aura pour principales missions : - Assure l'accueil téléphonique des usagers et correspondants, gestion du standard. - Réception, traitement et diffusion de l'information auprès des services. - Réalisation de divers travaux bureautique. - Veille au bon fonctionnement des équipements et matériels (photocopie, fax, téléphone ). - Assure le suivi et la mise en forme des dossiers, des plannings, tableau de bord - Élaboration d'outils de suivi. - Élaboration et actualisation de procédures écrites liées à son activité. Activités spécifiques : - Organiser et réaliser le travail en référence des procédures définies, et en tenant compte des instructions données par le chef de service. - Réception, traitement et diffusion de l'information: enregistrement du courrier départ/arrivée, transmission aux services, envoi du courrier, diffusion de l'information en général . - Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, compte-rendu, facturation, plan d'occupation, tableaux des familles, rapports...), tri, classement, archivage, numérisation, suivi et mise à jour des plannings, préparation des documents. - Gestion des dossiers APL notamment demandes et suivis versements CAF (Téléchargement de dossiers, résolution de problèmes, relances, bordereaux CAF, remboursement de trop-perçu). - Gestion des facturations, encaissement, suivi des paiements, courriers de relances et un point trimestriel avec le comptable. - Gestion administrative et statistique des admissions. - Élaboration d'outils de suivi : actualisation des places, plan d'occupation et tableaux familles, etc. - Transmission des plans d'occupation et états mensuels aux partenaires et financeurs. - Gestion, distribution et suivi des chèques services. - Affichage, communication/diffusion interne. Rémunération selon les accords CHRS avec possibilité de reprise d'ancienneté. Possibilité de prolongation du contrat