Réaliser et filtrer les accueils physiques et téléphoniques, prendre les messages, donner les primo renseignements, et fixer les rendez-vous Effectuer le tri, la distribution, l'affranchissement, l'enregistrement du courrier et la gestion des messages électroniques Saisir et mettre en forme les documents, les transmettre et les classer Organiser les déplacements de l'encadrement et divers évènements, Organiser les rendez-vous de la direction Centraliser, suivre les stocks, passer les commandes et vérifier les factures associées pour les fournitures, les déplacements, les tra- vaux d'imprimerie, les objets publicitaires, les abonnements aux magazines professionnels, et adhésions aux organismes ou associations Renseigner les clients ou le personnel sur des informations concernant l'organisation de l'établissement, S'assurer à intervalle régulier du traitement des courriers des organismes par les destinataires, Gérer l'interface avec les équipes travaux, les membres de l'encadrement et la Direction Maintenir à jour et contrôler les documents administratifs de l'entreprise Prendre connaissance du Règlement de Consultation, Établir le dossier administratif, Compléter l'Acte d'Engagement, Photocopier, relier le dossier après signature - archiver la copie, Organiser la remise de l'appel d'offres numériquement ou chez le client, Coordonner avec les Commerciaux la mise à jour les documents nécessaires à la constitution des dossiers administratifs de candidature, Ouvrir le dossier travaux, à partir de la commande S'assurer de la conformité des documents avec le Commercial Préparer les DC4 et/ou Contrats de sous-traitance, réunir et con- trôler les documents administratifs des sous-traitant et prestataires, et les faire signer Envoyer les commandes aux fournisseurs et s'assurer des réceptions Gestion / Comptabilité Centraliser les pointages des salariés pour transmission au cabinet comptable Procéder à la saisie comptable Procéder à toutes les réceptions fournisseur en fin de mois Etablir les factures/situations et les transmettre aux maîtres d'œuvres et/ou clients Procéder aux règlements des organismes, administration, fournisseurs après validation de la Direction Procéder aux virements des paies après validation de la Direction Transmettre tous les éléments financiers au cabinet comptable chaque mois avant la date échéance Suivre la balance client Suivre la trésorerie : rapprochement bancaire, vérification des frais généraux et factures Mettre à jour les outils de suivi et tableaux de bord Participer à l'activité commerciale et marketing (site internet, ré- seaux sociaux...) Assister à la recherche documentaire liées à l'activité Veiller à la bonne mise en forme des documents en appliquant les chartes graphiques. Veiller au bon enregistrement et archivage des dossiers papier et numérique Gestion du parc matériel bureautique Tenue du registre personnel et du registre de sécurité Mettre en place l'affichage règlementaire Mettre à jour le listing véhicule et matériel Avoir le sens de l'écoute et du relationnel Avoir le sens du service et de la relation client Respecter la confidentialité Travailler en équipe et collaborer efficacement Communiquer efficacement à l'oral et à l'écrit Faire preuve de rigueur et de travail soigné Faire preuve de dynamisme Gérer son temps et ses priorités Faire preuve d'esprit d'initiative, d'autonomie et d'adaptation Gérer et analyser le reporting Utiliser efficacement les moyens, techniques et supports de communication Rédiger des documents de manière professionnelle Connaître l'environnement technique et professionnel de son activité Coordonner les échanges entre différents services Utiliser les outils métiers et digitaux de son activité Assurer la gestion administrative et financière Les formations type BTS spécialisées dans la fonction sont requises pour les débutant(e)s dans la profession.