1. ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE : 2. SUIVI ADMINISTRATIF DES DOSSIERS EN LIEN AVEC L'ACTIVITE DES FORMATIONS SANITAIRES et SOCIALES : - Assurer le suivi administratif en lien avec la coordinatrice administrative de l'IFRAGE - Renseigner les enquêtes, les bilans en lien avec l'activité des sites - Utiliser et actualiser les outils de partage - Utiliser les outils de gestion type - Etablir le suivi des heures groupe dans le cadre de la Convention Etablissement de reversement - Créer les groupes de formation sur GENEPI 3. SUIVI ADMINISTRATIF ET LOGISTIQUE DES SESSIONS DE FORMATION : - PREPARATION ET OUVERTURE - Etablir les dossiers administratifs des apprenants et assurer leur suivi - Etablir et assurer la transmission des documents concernant les apprenants - Etablir, assurer la transmission et le suivi des documents concernant les intervenants (lettre d'engagement, convention auto-entrepreneur, fiches de paiement) - SUIVI DE FORMATION - Saisir les emplois du temps préparés par les équipes pédagogiques, transmettre et assurer la traçabilité - Accueillir les intervenants extérieurs - Assurer l'organisation logistique des formations (réservation et préparation des salles, émargements) - Effectuer le suivi des présences et justificatifs, informer et transmettre les éléments aux différents interlocuteurs (Direction, équipes administratives, équipes pédagogiques) - Etablir les conventions de stage et s'assurer du suivi - Préparer les documents liés aux stages (fiches horaires, livrets de compétences .) - Assurer l'organisation logistique des évaluations et surveillance - FIN DE FORMATION - Etablir les certificats de réalisation - Organiser la logistique et la communication de la remise des diplômes de leurs groupes Conditions particulières d'exercice : CDD à temps complet. L'assistant(e) administratif(ve) est placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la Direction de l'établissement. Il/elle exerce en étroite collaboration avec les équipes pédagogiques et la Direction de l'IFRAGE (autorité fonctionnelle). Profil recherché : L'assistant(e) administratif(ve) assure l'activité administrative dans le cadre des formations sanitaires et sociales. Au sein d'une équipe pédagogique, il/elle est la véritable interface entre les apprenants, les intervenants extérieurs, les structures d'accueil en stage, les employeurs et les équipes pédagogiques. Il/elle assure et s'assure de la bonne gestion administrative des dossiers des apprenants, des formateurs et coordinateurs pédagogiques. Il/elle accompagne et contribue à la sensibilisation de la démarche qualité - Assure la mise en œuvre de la continuité de la démarche qualité.