La secrétaire doit : * Travailler dans le respect de la personne accueillie (bientraitance, bienveillance) * Respecter les procédures communes de l'établissement dans le cadre d'un travail participatif pluridisciplinaire (Projet personnalisé d'accueil et d'accompagnement (PPAA), participation aux réunions d'équipe.) * S'inscrire dans la vision associative (autodétermination, inclusion) o Adopter une posture professionnelle cohérente avec son rôle (vocabulaire adéquat, respect des distances, exemplarité) o Appliquer la règlementation en vigueur dans le secteur médicosocial et associatif o S'inscrire dans une démarche d'amélioration continue de la qualité Activités Principales : - Secrétariat o Réceptionne, oriente et filtre les appels téléphoniques o Accueille, renseigne et oriente les visiteurs o Contrôle l'accès et la circulation des personnes o Met à jour les informations mises à la disposition du public o Utilisation de logiciels : EIG, Octime et tout autre logiciel nécessaire au bon fonctionnement du service. o Gestion des stocks (fournitures de bureau etc.) - Gestion administrative : o Traite le courrier o Rédige, frappe et diffuse des courriers et des comptes-rendus divers o Classe et archive les documents o Participe au projet du dossier informatique partagé « Teams » o Suit la flotte automobile o Suit les sinistres o Suit les contrats de maintenance en coordination avec la Direction o Tient à jour l'annuaire des numéros utiles - Comptabilité : o Saisie les écritures comptables o Saisie les factures des fournisseurs o Saisie les factures « banque et caisse » de l'établissement et des résidents o Suit l'alimentation des comptes des personnes accueillies o Facture les départements et les tuteurs/ représentants légaux o Pour les personnes accueillies o Suit les comptes o Demande l'approvisionnement des comptes aux tuteurs/ représentants légaux o Saisie et suit les règlements (frais d'hébergements etc ) - Suivi administratif des personnes en situation de handicap : o Suit les dossiers d'admission et de sortie o Actualise le tableau de suivi des notifications de décision MDPH - Aide sociale o Suit les absences des personnes accueillies o Elabore les attestations demandées par les familles (attestation hébergement) - Suivi administratif des personnels : o Crée la fiche salarié et suit les dossiers du personnel o Suit les visites médicales d'embauches et de reprises o Saisie les arrêts maladie sur le logiciel de gestion des temps o Saisie et suit les éléments de salaires mensuels (les variables de paye : acompte, transport..) o Suit les titres de séjour o Suit les dossiers « mutuelle » o Suit les dossiers de formation o Réalise les demandes de prise en charge et de remboursement auprès de l'OPCO Relations avec les familles : - Participe à l'accueil des familles et amis des résidents - Veille, dans la limite de ses compétences et de l'obligation de réserve qui lui est faite, à la bonne diffusion des informations relatives au résident. Diplôme à partir du Baccalauréat : o Bac pro gestion-administration o BTS assistant de manager o DUT GEA, DUT PME-PMI Horaires : Contrat de 36 heures : Horaires: 9h 12h 13h 17h 1 semaine de RTT Avantages : * JATT * Transports (65%) et prime mobilité durable * Chèques vacances et chèques cadeaux (6 mois d'ancienneté) * Mutuelle et Prévoyance * Compte épargne temps * Politique de formation professionnelle et de progression de carrière