Spécialisée dans l'organisation et la logistique de congrès médicaux et scientifiques, notre société recherche un(e) Assistant(e) Projets & expositions. Conditions du poste - Poste à pourvoir à compter du 3 novembre 2025. - Sous la responsabilité des Chefs de projet, vous devrez les assister dans l'organisation de congrès / colloques / séminaires. VOS MISSIONS Administratives et budgétaires : - Assurer le standard téléphonique de la société et des congrès, répartir et classer les emails des adresses génériques de l'agence - Assurer le secrétariat des congrès et réaliser les tâches qui sont demandées par les chefs de projet - Gérer la relation avec les participants, les intervenants, les exposants, les sponsors et les clients, français ou étrangers - Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus - Demander des devis et réaliser des tableaux comparatifs auprès des fournisseurs, suivre les commandes et les règlements - Consulter les hôteliers et négocier des tarifs - Assister les chefs de projet dans le bilan à l'issue de l'évènement Logistique : - Réaliser les badges, les pochettes accueil et la petite signalétique - Préparer le dossier nécessaire à l'accueil sur le congrès - Aider à l'installation et au démontage lors du projet - Assurer l'accueil sur place - Contribuer aux tests des applications de gestion développées pour les manifestations - Assurer ponctuellement en renfort l'animation des visioconférences lors des manifestations hybrides ou virtuelles Administration des ventes : - Prendre les appels entrants (standard commercial) - Monter le dossier exposants et sponsors dédié à la commercialisation de l'exposition et aux partenariats proposés aux sponsors - Envoyer les emailings d'invitation à exposer, relancer les exposants et partenaires potentiels par email personnalisé et par téléphone - Assurer le suivi contractuel de chaque réservation de stand - Élaborer et envoyer le dossier technique aux exposants, préparer la logistique - Gérer la coordination sur place Communication (taches ponctuelles) : - Traduire des textes entre le français et l'anglais - Préparer les HTML des procédures accueil - Mettre à jour le contenu des sites web sur WordPress - Préparer les fichiers Excel en vue de la réalisation des emailings - Contribuer à la rédaction de notre communication sur les réseaux sociaux Cette liste n'est pas exhaustive. VOTRE PROFIL - Très bon niveau d'anglais exigé - Maîtrise des logiciels bureautiques et Internet - Connaissances de Zoom et autres systèmes de visioconférences appréciées - Méthodologie de gestion de projet - Technique de communication - Aptitude rédactionnelle et maîtrise de l'orthographe - Méthode de classement et d'archivage - Maîtrise de l'accueil téléphonique - Autonomie, rigueur, réactivité et aisance relationnelle VOS PERSPECTIVES D'ÉVOLUTION - Poste pouvant évoluer vers une fonction de chef(fe) de projets bilingue - Déplacements ponctuels Permis B exigé