Sous l'autorité hiérarchique des 2 chefs de service commande publique et finances, vous serez chargé(e) d'assurer des missions d'accueil et d'assistance administrative. Activités principales communes aux 2 services : o Courrier : suivi du courrier et alertes éventuelles, rédaction des courriers, circuits de validation, parapheurs, envoi, archivage o Publipostages et convocations : préparation et envoi de documents ou courriers en nombre, suivi des inscriptions, relances. o Rédaction de documents : compte rendu des conseils communautaires, ateliers et réunions, dossiers préparatoires, présentation de travaux, mise en page de rapport, relecture de rapports pour correction. o Assistance administrative diverse (gestion de commandes, suivi des abonnements, réservation de salles de réunion, recensement de demandes auprès des communes, mise à jour de bases de données., affichage et mise en ligne, pointages divers) o Accueil physique et téléphonique des services Activités spécifiques : Commande publique : o Mise à jour des tableaux d'activités o Suivi des documents des marchés (acte d'engagement, avenants, mais également déclarations de sous-traitance, révisions de prix, reconduction, etc.) de leur signature à leur archivage o Traitement des marchés subséquents : recueil, courriers, notification, suivi o Participation à l'archivage des documents du service (référent archives du service) Finances : o Gestion des agendas et prises de rendez-vous, o Contribuer à la rédaction et à la mise en forme de documents officiels, o Gestion de la transmission et publication des données officielles, o Collecte de données, recueil de pièces, o Suivi statistique, o Mise à jour de tableaux de bord, o Pointages divers, o Suivi des formations o Gestion de l'archivage o Assistance au suivi financier de la commande publique : collecte et suivi des données issues de la passation de commandes publiques et de leurs modifications (avenants, sous-traitante, garantie à première demande, modification de RIB, etc.). Traitement du courrier entrant de la collectivité : remplacer l'assistante du cabinet lors de ses congés => alternance à 3 assistant(e-) avec l'assistant(e) Communication-Affaires juridiques Compétences requises : Formation niveau IV (bac professionnel gestion/secrétariat), expérience en accueil, secrétariat, gestion Maitrise des outils bureautiques exigée Connaissance des missions générales d'un EPCI, et plus particulièrement des services du pôle ressources de MACS Permis B Anticipation, organisation et respect des délais Sens des priorités, autonomie et organisation personnelle Respect des procédures Réactivité, initiatives et rigueur Qualités relationnelles : sens de l'écoute, diplomatie Confidentialité, discrétion Disponibilité Polyvalence Contraintes du poste : Délais réglementaires à respecter Organisation des congés en fonction des 2 services et du binôme gestion du courrier Besoins ponctuels pour l'accueil jusqu'à 18h30 lors des conseils communautaires, ateliers et réunions tardives Moyens mis à disposition - Matériel informatique - Logiciels bureautiques et techniques - Téléphone - Poste partiellement télétravaillable Poste à temps complet, rémunération statutaire et régime indemnitaire, à pourvoir au 15 octobre 2025