Missions principales : Organisation de l'agenda du dirigeant et accueil - Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés.). - Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques. - Accueillir physiquement les rendez-vous. - Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques.). - Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions.). - Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers. Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant - Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles. - Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus. - Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information). - Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire. - Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer. - Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.). - Gérer les notes de frais. - Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons. - Assurer le suivi des conditions d'exécution d'un contrat, être le support ponctuel à l'administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL.). Communication - Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus.). - Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'entreprise ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant). Activités éventuelles - Participer à l'organisation de la logistique des recrutements et des formations. - Réaliser un suivi administratif du personnel. - Établir et gérer des budgets ou réaliser le traitement des dossiers comptables. - Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d'un budget, relance clients.). - Suivre les procédures d'appels d'offres. Compétences techniques : - Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word) - Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise.) - Connaissances en gestion administrative - Connaissance des normes rédactionnelles - Connaissance des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie) - Maîtrise des méthodes de classement et d'archivage et des techniques de numérisation - Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire - Maîtrise de l'organisation d'événements - Connaissances en droit du travail et législation sociale - Connaissances en gestion administrative du personnel et en gestion budgétaire - Maîtrise de la construction d'outils de reporting et de tableaux de bord - Connaissance d'un ERP (type SAP) - Bon niveau d'anglais, ainsi que d'autres langues (selon l'activité et les implantations de l'entreprise) Savoir-être et soft-skills - Dynamisme - Esprit d'initiative - Discrétion - Organisation et rigueur - Polyvalence - Réactivité et autonomie - Esprit de synthèse et d'analyse - Aisance relationnelle - Esprit d'équipe - Capacités rédactionnelles - Sens de l'écoute et de la communication - Disponibilité - Capacité à travailler dans des délais contraints - Capacités à gérer les situations de crise - Capacité à prioriser - Capacité d'adaptation - Travail en mode projet