CADRE GENERAL : - Garantir la mise en œuvre et de l'application du Projet associatif, du Projet d'établissement et du Projet de service. - Garantir la mise en œuvre et l'application du Règlement de fonctionnement, de la Charte des Droits et Libertés de la personne accueillie, du document individuel de prise en charge, des règles de vie. Tenue du secrétariat de l'établissement dans ses différentes composantes. Traitement quotidien du courrier et du standard de l'institution en lien avec la direction Gestion des dossiers individuels du personnel Tenue et contrôle des documents collectifs officiels en matière de personnels Préparation des éléments de travail du directeur adjoint Mission 1 : Gestion administrative générale Sous l'autorité directe du Directeur Adjoint, du chef de service et/ou coordinateur Tenue du standard et accueil central Enregistrement du courrier départ et arrivée Ventiler le courrier dans les différents services selon destinataires Affranchissement du courrier de l'établissement Suivre la procédure courrier du siège (CF classeur procédures) Saisir, envoyer et assurer le suivi des courriers institutionnels Classement et archivage des dossiers Saisie de tous les comptes rendus de l'établissement (réunions, évaluations.) Prise des rendez-vous avec la médecine du travail pour les salariés Affichage des offres d'emploi du siège Constituer, actualiser et organiser les dossiers du personnel selon une procédure établie. Préparer, classer et faire signer au directeur adjoint les factures et les envoyer au siège hebdomadairement. Gestion des caisses (notamment des maitresses de maison), compter la caisse 2 fois par semaine (lundi et jeudi), vérifier les écritures, corriger si besoin et envoyer au service comptable du siège les éléments de caisse via mail et courrier. Mission 2 : Gestion des contrats de travail CDD de moins de 3 mois Sous l'autorité directe du Directeur Adjoint, du chef de service et/ou coordinateur Faire la DUE avant le début du contrat pour les CDD. Etablir le contrat de travail sur GRH avant la prise de poste du salarié (en 3 exemplaires : 1 pour la salarié, 1 pour l'établissement et 1 pour le service RH du siège) S'assurer des signatures des diverses parties dans les délais légaux. Faire la déclaration URSSAF. Faire la déclaration pour la CHORUM Fin du contrat : o Etablir l'attestation ASSEDIC o Etablir le certificat de travail. o Etablir le solde de tout compte Mission 3 : Gestion des documents d'arrêts maladie et accident du travail Sous l'autorité directe du Directeur Adjoint, du chef de service et/ou coordinateur Dès réception d'un arrêt de travail, saisir sur OCTIME et GRH les informations. Faire immédiatement l'attestation de salaire pour signature au directeur adjoint et envoi à la CPAM (être vigilent à la subrogation s'il y a lieu). Mission 4 : Gestion des salaires Avant le 10 de chaque mois, saisir les modifications consignées sur les fiches horaires de chaque salarié, Saisir toutes les indemnités journalières maladie du mois (après les avoir rechercher sur le site de la CPAM) Ensuite, faire un mail au service RH du siège pour faire la bascule d'OCTIME sur GRH Puis vérifier à l'écran toutes les saisies évènementielles Enfin, valider auprès du service RH. Mission 5 : Gestion des plannings Préparation et gestion des plannings (Educateurs, maitresses de maison, veilleurs, etc.) en collaboration avec le directeur adjoint et la coordinatrice. Transmettre dans tous les casiers du personnel les fiches horaires du mois Mettre dans tous les casiers du personnel les emplois du temps prévisionnel du mois Mettre dans tous les casiers du personnel les emplois du temps réalisé du mois précédent. Préparer et calculer toutes les annualisations chaque année et dès que nécessaire.