Le/La Secrétaire de Direction confirmé(e) assiste la Direction et les équipes dans la gestion administrative, organisationnelle et relationnelle des projets de promotion immobilière. Il/Elle contribue à la fluidité de la communication interne et externe, garantit la fiabilité des informations et assure le suivi administratif des opérations. Activités et responsabilités : 1. Assistance à la Direction - Gérer l'agenda, coordonner les rendez-vous, réunions et déplacements de la Direction. - Préparer et mettre en forme courriers, notes, présentations et comptes rendus. - Gérer les communications téléphoniques, courriels et correspondances diverses. - Assurer la confidentialité et la fiabilité des informations traitées. 2. Gestion administrative des opérations immobilières - Suivre, classer et archiver les documents relatifs aux opérations (permis de construire, contrats, actes notariés, GFA, dossiers techniques). - Gérer et mettre à jour les dossiers clients (réservations, contrats de vente). - Préparer les signatures (notaires, réservations, actes). - Suivre les échéances administratives et financières liées aux projets. 3. Coordination et communication - Réceptionner, filtrer et orienter les appels, courriels et courriers. - Relayer les informations auprès des équipes internes. - Accueillir les visiteurs, clients et partenaires. - Organisation logistique des événements et salons. 4. Soutien organisationnel - Organiser et suivre les comités stratégiques et réunions de projets. - Élaborer et mettre à jour les supports de suivi (tableaux de bord, plannings). - Contribuer à l'amélioration continue et à la structuration des procédures administratives. Compétences requises : 1. Techniques : - Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). - Connaissance des procédures administratives et juridiques en immobilier (urbanisme, notariat, financement, assurance GFA). - Capacité à préparer et suivre des dossiers complexes. - Notions juridiques fortement appréciées. 2. Organisationnelles : - Rigueur, sens du détail et capacité à hiérarchiser les priorités. - Gestion simultanée de plusieurs dossiers. - Anticipation et respect strict des échéances. 3. Relationnelles : - Excellente communication écrite et orale. - Diplomatie, sens du service et grande discrétion. - Esprit d'équipe et aisance avec des interlocuteurs variés (clients, partenaires institutionnels et techniques). Profil recherché : - Formation Bac+2/3 (BTS Assistant de direction, DUT GEA, Licence pro gestion immobilière ou équivalent). - Expérience confirmée d'au moins 2 ans en secrétariat de direction, idéalement dans le secteur immobilier, construction ou juridique. - Maîtrise du vocabulaire immobilier et notarial appréciée. Conditions et environnement de travail : - Poste basé au siège de la société de promotion immobilière. - Horaires : o Du lundi au jeudi : 8h-12h et 14h-18h o Le vendredi 8h-12h et 14h-17h - Contrat : CDI de 39h - Rémunération : 15 € brut/heure. - Avantages : mutuelle Prévifrance, bureaux modernes et matériel de bureautique neuf. - Relation directe avec la Direction et échanges réguliers avec les partenaires externes