REFERENT(E) ADMINISTRATIF(VE) H/F CDI à Temps Complet dès que possible Le Groupe Saint Michel, situé à Reims (51), recherche un(e) Référent(e) Administratif(ve) pour le Centre de Formation. 1) Les missions : Sous la responsabilité du Directeur(trice) du Centre de Formation, il/elle devra assurer les missions suivantes : - Suivre les dossiers administratifs des alternants - Élaborer les plannings pédagogiques et gérer les modifications - Suivre les relations partenariales avec les entreprises et les financeurs - Suivre les obligations réglementaires 2) Compétences requises : Savoir - Bonne connaissance du fonctionnement de l'alternance, de l'apprentissage, des référentiels des titres professionnels CAP, BTS, Bachelors et Mastères - Bonne maîtrise des démarches administratives liées à l'inscription aux examens et à la gestion des dossiers stagiaires - Connaître les techniques pédagogiques - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, CRM, outils de gestion de plannings type GALIA) Savoir-faire - Élaboration et mise en place des plannings annuels des formations pour les titres professionnels et les cursus CAP, BTS, Bachelors et Mastères - Coordination des emplois du temps en tenant compte des contraintes pédagogiques, des disponibilités des formateurs et des besoins des apprenants - Gestion des ajustements en cours d'année (remplacements, imprévus, etc.) - Suivi des dossiers administratifs des stagiaires - Constitution des documents liés à l'inscription aux examens et aux aménagements - Vérification et transmission des dossiers auprès des institutions compétentes (Académie, rectorat, région grand EST, etc.) - Accompagnement des stagiaires dans leurs démarches administratives (certifications, équivalences, attestations) - Suivre les alternants sans entreprise et les ruptures - Contrôler les effectifs, la mise à jour des informations saisies dans les logiciels et des délais de prise en charge - Collaboration étroite avec la secrétaire du centre de formation pour assurer une bonne gestion administrative - Communication régulière avec le directeur pour le suivi des projets (ex : sorties pédagogique.) et témoignage des professionnels - Liaison avec les certificateurs, les organismes partenaires liés par conventions, entreprises accueillant les stagiaires et structures administratives extérieures - Veille et application des exigences réglementaires liées à la formation professionnelle, à l'apprentissage et aux examens (textes officiels, circulaires) - Suivi des indicateurs d'audits administratifs ou pédagogiques Savoir-être - Être polyvalent(e) et proactif(ve) - Avoir un esprit d'analyse et une capacité à résoudre les difficultés - Avoir une adaptabilité et une réactivité face aux imprévus - Être discret(e) et savoir respecter la confidentialité - Capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement avec des interlocuteurs variés (Directeur, Formateurs, Entreprises, Institutions .) 3) Profil : - Formation minimale souhaitée : Bac+2 (gestion, administration, RH ou autres domaines pertinents) - Expérience minimale souhaitée : 12 mois dans un poste similaire ou dans le domaine de la formation en alternance - Compétences organisationnelles solides : rigueurs, sens des priorités et gestion des délais 4) Type de contrat/horaires : - Contrat à durée indéterminée à temps complet - 35 heures par semaine modulées 5) Rémunération : - Statut : employé(e) - Salaire mensuel : selon l'expérience du candidat(e) et la grille salariale de la Convention Collective applicable 6) Avantages : - Avantages en nature (repas du midi à la restauration) - 6 semaines de congés payés ; soit 36 jours (jours ouvrables) - 2 à 3 semaines de jours à zéro